Introducción
Hotelgest cuenta con varias plantillas de emails para agilizar la comunicación con los huéspedes. Algunas son automáticas y otras se pueden ejecutar desde la reserva de forma manual, todo depende de lo que estemos buscando comunicar. En esta guía vamos a revisar todas las plantillas de correos que existen en Hotelgest y como funcionan.
¿Como acceder?
Para acceder a la pantalla de las plantillas debemos ir a los ajustes generales de Unified y entrar en el apartado de Plantillas.
Todas las plantillas
En el lateral superior derecho de la pantalla encontramos una caja azul con el nombre de la plantilla que estamos visualizando en la pantalla. Si hacemos clic en la caja azul veremos la lista de todas las plantillas disponibles en Hotelgest, tanto las automáticas como las que se ejecutan manualmente.
Enviar Factura
Se envía de forma manual desde la reserva. Es la plantilla que se utiliza en el momento de enviar la factura a un cliente.
Nueva reserva - correo administración
Se envía de forma automática al alojamiento (al correo que sale en los ajustes generales) en el momento de crear una reserva o cuando se recibe una reserva a través del motor de reservas de Hotelgest. Es la confirmación de reserva para el alojamiento.
Post estancia
Se envía de forma automática X días después del check-out de una reserva según la configuración de la cuenta en los ajustes generales del campo "Días para envío correo de post estancia". Es la plantilla que se usa para hacerle llegar el correo de post estancia al huésped pidiendo su opinión. Si deseas desactivar el correo de post estancia puedes indicar un 0 en este campo.
Enviar Pago DEPRECATED (en desuso)
Anteriormente, se usaba para solicitar pagos de forma manual a un huésped. Actualmente, solo hace falta que el huésped entre en la webapp y verá el importe pendiente de pagar en todo momento.
Nueva reserva - correo cliente
Se envía de forma automática al huésped en el momento de crear una reserva o cuando se recibe una reserva a través del motor de reservas de Hotelgest. Es la confirmación de reserva para el huésped.
Recordatorio de reserva (pre estancia)
Quizás la más importante de todas las plantillas, se envía automáticamente al 100% de las reservas X días antes del día de llegada de la reserva, según la configuración de la cuenta en los ajustes generales del campo "Días para envío correo de recordatorio". Es el correo que hace llegar el enlace de la webapp al huésped para que pueda hacer el check-in online, pagar, acceder a llaves digitales, etc. Si deseas desactivar el correo de pre estancia puedes indicar un 0 en este campo.
IMPORTANTE: Esto funciona de forma automática siempre y cuando la reserva cuente con una dirección de email en los detalles del titular. Los correos ficticios que proporcionan las OTAs u otros canales de venta son válidos, ya que estas direcciones permiten reciben los correos en forma de mensaje en sus sistema de mensajería.
Cancelar reserva - correo cliente
Se envía al huésped de forma automática en el momento de cancelar una reserva (ver más información en el apartado de Reservas canceladas más abajo en esta guía). Es el comprobante de cancelación de reserva para el huésped.
Envío de llave
Se envía de forma automática según la configuración de los ajustes generales. Para más información, ver la guía que explica el funcionamiento general de las cerraduras.
Cancelar reserva - correo administración
Se envía al alojamiento (al correo que sale en los ajustes generales) de forma automática en el momento de cancelar una reserva (ver más información en el apartado de Reservas canceladas más abajo en esta guía). Es el comprobante de cancelación de reserva para el personal del alojamiento.
Tentativa
Se envía de forma automática en el momento de crear una reserva tentativa, sustituye al correo de confirmación e informa sobre la fecha de caducidad de la reserva indicando la manera de confirmar dicha reserva. Una vez confirmada la reserva también se envía el correo de confirmación (Nueva reserva - correo cliente).
Confirmación Pago
Se envía de forma manual, en el momento de crear un pago en Unified existe la opción de Enviar recibo, al hacer uso de esta opción se envía esta plantilla con el recibo en el cuerpo del correo.
Check-in online / webAPP huésped
Se envía de forma manual desde la reserva, es una alternativa para hacer llegar el enlace de la webapp al huésped.
Etiquetas estáticas
Los campos que puedes usar, si necesitas más información encontrarás el listado de etiquetas que existen para cada plantilla al pie de la página de cada plantilla.
Automáticas vs. manuales
Las automáticas para los huéspedes
Nueva reserva - correo cliente: Se envía en el momento que se crea o recibe una nueva reserva.
Cancelar reserva - correo cliente: Se envía en el momento de cancelar o recibir una cancelación de reserva.
Recordatorio de reserva: Se envía X cantidad de días antes de la reserva según lo indicado en ajustes de emails.
Post estancia: Se envía X cantidad de días antes de la reserva según lo indicado en ajustes de emails.
Envío de llave: Si tienen el proceso de pre check in activado con cerraduras integradas, se envía a las 8:00 de la mañana a todas las llegadas de ese día.
Las automáticas para el hotelero
Nueva reserva - correo administración: Se envía al correo indicado en Ajustes> Datos de la cuenta en el momento que se crea o recibe una nueva reserva.
Cancelar reserva - correo administración: Se envía al correo indicado en Ajustes> Datos de la cuenta en el momento de cancelar o recibir una cancelación de reserva.
Las manuales para los huéspedes
Nueva reserva - correo cliente
Recordatorio de reserva
Envío de llave
Post estancia
Enviar Factura
Todas las manuales se envían desde la reserva usando el icono de email:
Para cada confirmación y cancelación de reserva tenemos un email que lo registra o no dependiendo de varios factores. En este apartado vamos a explicar este funcionamiento y las opciones que tenemos para personalizar el mismo.
Por defecto, los emails de confirmación funcionan de la siguiente manera.
Para reservas efectuadas a través del motor de reservas de Hotelgest:
Hotelgest envía confirmación al cliente - SI
Hotelgest envía confirmación a la propiedad - SI
Para las reservas efectuadas directas en Hotelgest:
Hotelgest envía confirmación al cliente - SI
Hotelgest envía confirmación a la propiedad - NO
Para las reservas recibidas a través de un partner de conectividad (Channel Manager):
Hotelgest envía confirmación al cliente - NO
Hotelgest envía confirmación a la propiedad - NO
Reservas canceladas
Para cancelar reservas, siempre nos saldrá este mensaje antes de cancelarla.
Solo se enviará la cancelación para las reservas directas o del motor.
Hotelgest envía confirmación a la propiedad - SI
Como funcionan para las reservas canceladas a través de un channel manager
Hotelgest envía comprobante de cancelación al cliente - NO
Hotelgest envía comprobante de cancelación a la propiedad - NO
(Tener en cuenta que si se cancela una reserva antes de que se cancele en el canal de venta en Hotelgest aunque haya llegado por un channel manager, entonces sí tendrán la opción de enviarle un correo al huésped).
Ahora vamos a revisar como podemos personalizar las opciones, en ajustes dentro del apartado de "Detalles de reserva" encontramos las siguientes opciones:
Esto hace referencia a la información de arriba cuando vemos un * indicando que es un ajuste personalizable.