Esta guía te ayudará a configurar las opciones de comunicación de tu cuenta, permitiendo automatizar y personalizar los mensajes que envías a tus huéspedes. Es ideal para administradores de alojamientos que buscan optimizar la interacción con sus clientes.
Descripción general
El apartado de Comunicación, dentro del menú de Configuración de cuenta de Hotelgest, es el lugar donde centralizar la gestión de mensajes con tus huéspedes. Aquí puedes crear plantillas personalizadas de WhatsApp para agilizar el envío de información, establecer la antelación de los correos automáticos de pre y post-estancia, y configurar tu servidor SMTP para que todos los correos salgan desde tu dominio en lugar de [email protected] (por defecto). También puedes definir si deseas enviar notificaciones de confirmación de reserva a los huéspedes y/o al alojamiento.
Acceder a la configuración de Comunicación
Cuándo usarlo
Cuando necesitas ajustar cualquier parámetro relacionado con la comunicación de tu alojamiento, como crear una nueva plantilla de Whatsapp o modificar la antelación de los correos.
Antes de empezar
Asegurate de que tu usuario cuenta con los permisos necesarios para el acceso a la configuración de cuenta de Hotelgest, específicamente el apartado de comunicación.
Para empezar a gestionar tus comunicaciones, primero debes navegar hasta la sección específica dentro de la configuración de tu cuenta. Este es el punto de partida para todas las acciones relacionadas con plantillas y ajustes de correo.
Pasos
Haz clic en el icono de Ajustes situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
En el menú desplegable, selecciona la opción Configuración de cuenta.
En el menú lateral izquierdo, haz clic en Comunicación.
Crear una plantilla de WhatsApp
Las plantillas de WhatsApp te permiten estandarizar y automatizar la comunicación con tus huéspedes. Puedes incluir etiquetas dinámicas que se rellenarán automáticamente con la información de cada reserva, como el nombre del cliente o las fechas de estancia.
Pasos
En la sección 'Comunicación', haz clic en el botón Crear plantilla.
En el campo Nombre, escribe un nombre descriptivo para tu plantilla (ej. 'Bienvenida Check-in Online').
En el campo Plantilla en Español, escribe el contenido de tu mensaje.
Para personalizar el mensaje, haz clic en las etiquetas disponibles (ej. Nombre del cliente, Enlace de reserva (webAPP), Número de noches, Número de reserva, etc.) y se insertarán automáticamente en el texto.
Al introducir texto en el campo Plantilla en Español, aparecerá la opción de previsualizar, haz clic en Previsualizar para ver cómo se mostrará el mensaje con datos de ejemplo.
Usa el botón de Traducir para que el texto sea traducido automáticamente a los idiomas seleccionadas en este paso.
Una vez satisfecho con el contenido, haz clic en Guardar en la parte inferior del formulario.
Una vez creada la plantilla con el botón de más acciones puedes editar o eliminarla.
Configurar los plazos de los correos de pre y post-estancia
Estos ajustes te permiten definir con cuántos días de antelación o posterioridad se enviarán automáticamente los correos informativos a tus huéspedes, facilitando una comunicación proactiva y organizada.
Pasos
En la sección 'Comunicación con el huésped', localiza el campo Antelación del correo de pre-estancia e introduce el número de días antes de la llegada en que deseas enviar el correo. Un cero (0) en este campo desactiva este correo.
Localiza el campo Antelación del correo de post-estancia e introduce el número de días después de la salida en que deseas enviar el correo. Un cero (0) en este campo desactiva este correo.
Haz clic en el botón Guardar para aplicar los cambios.
Gestionar la configuración de correos electrónicos
Esta sección te permite personalizar cómo se gestionan los correos electrónicos de confirmación y te da la opción de usar tu propio servidor de correo para una imagen más profesional y un mayor control sobre la entregabilidad.
Pasos
Activa o desactiva el interruptor junto a Enviar confirmación al administrador si quieres que se envíe una copia de la confirmación al email configurado en 'Alojamiento'.
Activa o desactiva el interruptor junto a Enviar confirmación al crear una reserva para controlar si los huéspedes reciben un correo de confirmación al registrarse o al crear una reserva.
Para configurar tu propio servidor de correo, activa el interruptor en Servidor de correo saliente (SMTP). Se abrirá una ventana donde deberás introducir los datos de tu servidor (host, puerto, usuario, contraseña, tipo de seguridad).
Host: El host del servidor SMTP que estás utilizando.
Email del remitente: La dirección de correo electrónico que deseas utilizar.
Nombre del remitente: El nombre que quieres que aparezca como remitente en los correos.
Usuario SMTP: El nombre de usuario de tu cuenta de correo.
Contraseña SMTP: La contraseña de tu cuenta de correo.
BCC (opcional): Dirección de correo donde quieres recibir una copia oculta de los correos enviados desde el PMS.
Puerto: El número de puerto correspondiente al servidor SMTP.
Seguridad: Selecciona el protocolo de seguridad que utiliza tu servidor SMTP, como "TLS" o "SSL".
Email de prueba: Un correo electrónico al que tengas acceso en el momento de configurar el SMTP para confirmar que haya quedado todo correcto.
Una vez introducidos los datos SMTP, haz clic en el botón de guardar. Esto enviará un correo de prueba a la dirección detallada en el campo Email de prueba para verificar que el SMTP haya quedado configurado correctamente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo programar el envío de plantillas de WhatsApp para fechas específicas?
Actualmente, las plantillas de WhatsApp se envían manualmente desde la ficha de reserva del huésped. No hay una función de programación automática para WhatsApp, solo para los correos de pre y post-estancia.
¿Mis huéspedes necesitan tener WhatsApp para recibir los mensajes de plantilla?
Sí, para que los huéspedes reciban los mensajes enviados a través de las plantillas de WhatsApp, deben tener la aplicación instalada en su dispositivo y el número de teléfono registrado en la reserva debe ser un número de WhatsApp válido.
¿Cómo puedo saber si un correo automático de pre o post-estancia se ha enviado correctamente?
Puedes revisar en el Historial de reserva de una reserva específica para ver si los correos automáticos se han enviado. También puedes configurar el envío de una copia BCC a un correo del alojamiento para verificar su recepción mediante una copia oculta del mismo correo.
¿Qué pasa si no configuro mi propio servidor SMTP?
Si no configuras tu propio servidor SMTP, los correos electrónicos se enviarán a través de los servidores de Hotelgest ([email protected]). Aunque esto funciona correctamente, usar tu propio SMTP puede mejorar la entregabilidad y la percepción de marca al mostrar tu propio dominio como remitente y permitirá que los huéspedes puedan responder directamente al alojamiento.
¿Puedo usar las plantillas de WhatsApp para otros tipos de mensajes que no sean de reserva?
Las plantillas están diseñadas para ser utilizadas en el contexto de las reservas, aprovechando las etiquetas de información del huésped y la estancia. Aunque técnicamente podrías crear una plantilla genérica, su mayor utilidad reside en la personalización con datos de reserva.
¿Los correos de pre-estancia no se envían o se envían en un momento incorrecto?
Verifica que el número de días en 'Antelación del correo de pre-estancia' sea el deseado. Un valor de '0' significa el mismo día de llegada, no antes.
¿Las etiquetas como {{clientName}} no se rellenan correctamente?
Asegúrate de haber escrito las etiquetas exactamente como aparecen en los botones (ej. Nombre del cliente inserta `{{clientName}}`). Si las escribes manualmente, un error tipográfico puede impedir que funcionen.
¿Por qué no puedo guardar la plantilla?
Revisa que hayas introducido un Nombre para la plantilla y que el campo de la plantilla no esté vacío. El sistema requiere estos datos mínimos para guardar.
¿Los correos no llegan a los destinatarios cuando uso mi propio SMTP?
Revisa los datos de configuración de tu servidor SMTP (host, puerto, usuario, contraseña, tipo de seguridad). Un error en cualquiera de ellos impedirá el envío. Contacta con tu proveedor de correo si no estás seguro de los datos correctos.
¿Los correos de confirmación se envían duplicados o no se envían?
Verifica que los interruptores 'Enviar confirmación al administrador' y 'Enviar confirmación al crear una reserva' estén configurados según tus necesidades. Asegúrate de no tener configuraciones duplicadas en otras aplicaciones o en los mismos portales de venta (OTAs, TT.OO., etc.).
Consejos
Prueba siempre tus plantillas de WhatsApp y los correos automáticos con una reserva de prueba antes de activarlos para todos los huéspedes.
Utiliza las etiquetas dinámicas al máximo para personalizar tus mensajes y hacer que cada huésped se sienta único.
Mantén la antelación de los correos de pre-estancia entre 1 y 3 días para recordar información clave sin agobiar al huésped.
Configura tu servidor SMTP para dar una imagen más profesional y mejorar la tasa de entrega de tus correos.
Revisa periódicamente tus plantillas y configuraciones de comunicación para asegurarte de que siguen siendo relevantes y efectivas.