Este artículo te guiará para configurar las políticas de cancelación de tu alojamiento. Aprenderás a definir los detalles de las políticas existentes y a crear nuevas políticas personalizadas para adaptarte a las necesidades de tu negocio. Tener las políticas de cancelación claras y al día son una herramienta de gestión que equilibra protección de ingresos, satisfacción del cliente, cumplimiento legal y eficiencia operativa.
Descripción general
Las políticas de cancelación definen las condiciones bajo las cuales un huésped puede anular o modificar una reserva, incluyendo posibles penalizaciones o reembolsos. En nuestra plataforma, puedes gestionar tanto políticas predefinidas para tus tipos de habitación como crear políticas personalizadas para escenarios específicos. Estas configuraciones se encuentran en la sección de Ajustes de tu cuenta y son esenciales para la información que se muestra a tus clientes durante el proceso de reserva en nuestro motor de reservas y canales de venta.
Es importante tener en cuenta que las políticas de cancelación personalizadas en un cualquier canal de venta debe ser "recreada" en Hotelgest como una política de cancelación personalizada y luego mapeada con la oferta del canal de venta a través del channel manager.
Acceder a la configuración de políticas de cancelación
Las políticas de cancelaciones que vienen preconfiguradas en el sistema son Cancelación flexible y No reembolsable. Puedes editar su descripción para que se adapte mejor a tus condiciones específicas.
Pasos
Haz clic en el icono de Ajustes situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
En el menú desplegable, selecciona la opción Configuración de cuenta.
En el menú lateral izquierdo de la pantalla de Ajustes, haz clic en Políticas de cancelación.
Editar una política de cancelación existente
Puedes editar la descripción de las políticas que tienes en la cuenta por defecto para que se adapte mejor a tus condiciones específicas o modificar una de las personalizadas que ya hayas creado. Puedes ajustar los detalles de tus políticas personalizadas en cualquier momento. Esto incluye cambiar su nombre o añadir/modificar sus traducciones para asegurar que la información es correcta en todos los idiomas relevantes.
Pasos
En la sección Configura las políticas de cancelación de tu alojamiento, haz clic en el desplegable (icono de flecha hacia abajo) a la derecha de la política que deseas editar (ej. Suite ES).
Selecciona la pestaña del idioma en el que deseas editar la descripción (ej. Español).
Edita el texto descriptivo de la política en el campo de texto.
Usa el botón de traducir para definir a qué idiomas quieres traducir este texto.
Haz clic en el botón Guardar para aplicar los cambios.
Por motivos de seguridad las políticas de cancelación no se pueden eliminar.
Crear una política de cancelación personalizada
Las políticas personalizadas te permiten definir reglas de cancelación específicas para adaptarlas a las necesidades de tu negocio. Puedes crear tantas como necesites.
Pasos
En la parte superior de la pantalla, haz clic en la pestaña Políticas personalizadas.
Se abrirá una ventana emergente. Dentro de esta ventana, haz clic en el botón Añadir nueva política personalizada.
En el campo de texto que aparece bajo la pestaña de idioma (por defecto Español), escribe el nombre de tu nueva política (ej. 'Nueva política personalizada').
Una vez creada la política, haz clic en el desplegable de flecha hacia abajo junto a ella para expandir los detalles. Usa el botón de Traducir para que tu política sea accesible en diferentes idiomas.
Haz clic en el botón Guardar para crear la política.
Una vez creada vuelve a la pantalla inicial de Políticas de cancelación y usa el botón de Añadir política para asociar la nueva política a las tipologías que la pueden usar. Si la política ya fue asociada a una tipología la verás tachada en la lista de tipologías.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia principal entre una política que tengo por defecto y una personalizada?
Las políticas que existen por defecto son plantillas predefinidas por el sistema que se aplican generalmente a tipos de habitaciones o tarifas básicas. Las personalizadas son creadas por un usuario de la cuenta para condiciones específicas, como ofertas especiales, estancias mínimas o eventos, ofreciendo mayor flexibilidad en tu gestión.
¿Puedo asignar una política de cancelación personalizada a una reserva específica?
Sí, una vez creadas, las políticas personalizadas pueden ser seleccionadas y utilizadas para cualquier reserva dentro de las tipologías para las que se puede usar esa política.
¿Qué sucede si no traduzco una política a todos los idiomas?
Si una política no está traducida a un idioma específico, el motor de reservas de Hotelgest y la webapp del huésped no mostrará ningún texto, lo que podría generar confusión para huéspedes internacionales. Se recomienda traducir a todos los idiomas siempre.
¿Por qué no puedo editar el nombre de una política que tengo por defecto?
Las políticas por defecto tienen nombres fijos definidos por el sistema. Solo puedes editar su descripción detallada en diferentes idiomas, no el título principal de la política.
¿Hay un límite en el número de políticas personalizadas que puedo crear?
No hay un límite establecido para la cantidad de políticas de cancelación que puede tener una cuenta. Recomendamos solo crear las que realmente se vayan a usar ya que no se pueden eliminar y cuantas más tarifas personalizadas existan en cuenta, más información tendrá que gestionar la pantalla de tarifas.
¿Cómo se muestran estas políticas a mis clientes?
Las descripciones de las políticas de cancelación que configures aquí se integrarán automáticamente en el motor de reservas, en las confirmaciones de reserva que reciben tus clientes (y otras plantillas de email dependiendo de la configuración de cada plantilla) y en la webapp del huésped.
Consejos
Utiliza nombres claros y descriptivos para tus políticas personalizadas para identificarlas fácilmente al asignarlas a tus tarifas o promociones.
Revisa periódicamente tus políticas de cancelación para asegurarte de que siguen siendo relevantes y competitivas, especialmente si cambian las condiciones del mercado o las regulaciones.
Siempre guarda los cambios después de editar el texto de una política o su traducción para evitar perder tu trabajo.
Considera crear políticas personalizadas para escenarios comunes como 'Estancia Mínima' o cualquier otra condición que pueda requerir de un texto descriptivo específico.
Las políticas de cancelación personalizadas también pueden ser utilizadas para acuerdos específicos y no exclusivamente para definir una política de cancelación en sí. Por ejemplo, puedes tener una politica de cancelación para reservas de una empresa particular con la que existe un acuerdo de pago, plazos de anulación, etc.