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Esta sección configura qué emails automáticos envía el hotel y desde qué servidor salen. Es crítica para confirmaciones de reserva, copias al administrador y comunicaciones pre/post estancia.
Dónde está
Configuración > Comunicación — subsección Correos electrónicos — /settings/communication
Antes de empezar
Administrador de la propiedad.
Para SMTP propio: credenciales de tu proveedor (Gmail Workspace, SendGrid, servidor del hotel…).
Confirmaciones
Opción | Comportamiento |
Enviar confirmación al administrador | Copia al email configurado en Alojamiento cuando se confirma una reserva (todos los orígenes) |
Enviar confirmación al crear una reserva | Marca por defecto el envío de confirmación al crear reserva nueva |
Servidor de correo saliente (SMTP)
Activa Servidor de correo saliente (SMTP) y completa:
Campo | Descripción |
Host | Nombre o IP del servidor |
Email del remitente | Dirección From |
Nombre del remitente | Nombre visible para el huésped |
Usuario SMTP / Contraseña SMTP | Autenticación |
BCC | Copia oculta opcional en todos los envíos |
Puerto | Ej. 587 o 465 |
Seguridad | Automático, Ninguno, SSL/TLS o STARTTLS |
Email de prueba | Dirección que recibirá el test al guardar |
Botón Guardar.
¿Por qué no guarda la configuración SMTP?
Antes de persistir, el sistema envía un email de prueba a Email de prueba con la configuración indicada. Si el envío falla (credenciales, puerto, firewall), verás error y no se guarda. Corrige datos y repite.
Email del administrador en confirmaciones
Enviar confirmación al administrador usa el Correo electrónico principal de Configuración > Alojamiento. Si está vacío, la copia no tiene destino válido.
SMTP vs email por defecto del sistema
Sin SMTP personalizado, los correos pueden salir desde la infraestructura por defecto de Hotelgest (límites y dominio del servicio). Con SMTP propio, mejoras entregabilidad y branding (DKIM/SPF en tu dominio).
Enviar desde vuestra dirección y no desde @hotelgest.com
Activa Servidor de correo saliente (SMTP) y rellena Email del remitente con una cuenta de vuestro dominio (ej. [email protected]), no una dirección genérica del servicio. El huésped verá ese From en confirmaciones, pre/post estancia y emails manuales desde la reserva.
Requisitos habituales con vuestro proveedor de correo:
Usuario y Contraseña SMTP de la cuenta remitente (o contraseña de aplicación si usáis Gmail Workspace).
Puerto 587 con STARTTLS o 465 con SSL/TLS — prueba con Automático si no estáis seguros.
Registros SPF y DKIM del dominio apuntando al servidor SMTP; sin ellos, Gmail/Outlook pueden marcar como spam aunque el test de guardado en Hotelgest funcione.
Tras guardar, el sistema envía un email de prueba a Email de prueba; solo persiste la configuración si ese envío tiene éxito.
Plantillas y contenido de los correos
Los envíos automáticos del hotel usan plantillas internas del sistema. En Configuración > Comunicación defines cuándo se envían (pre/post estancia, confirmaciones) y desde qué servidor (SMTP); el texto base de cada tipo está gestionado en la plataforma.
Tipos de email automáticos
Tipo en el sistema | Uso habitual |
Justificante de reserva | Confirmación al crear o modificar reserva |
Check-in Online | Enlace a webAPP / registro previo |
Preestancia | Recordatorio antes de la llegada (antelación en Comunicación) |
Postestancia | Email tras la salida (antelación en Comunicación) |
Confirmación de cancelación | Aviso al cancelar |
Confirmación de tentativa | Reservas tentativas con enlace de pago |
Los nombres anteriores son los que verás al enviar emails manuales desde la ficha de reserva (Enviar email) o al configurar flujos automáticos.
Qué configuras tú en Comunicación
Ajuste | Dónde |
Antelación pre/post estancia | Comunicación con el huésped → noches antes/después |
Copia al administrador | Correos electrónicos → Enviar confirmación al administrador |
Confirmación al crear | Enviar confirmación al crear una reserva |
Remitente y entrega | Bloque Servidor de correo saliente (SMTP) |
¿Dónde edito el texto HTML de una plantilla?
La personalización avanzada del diseño de cada plantilla (logos, párrafos legales) se gestiona en el backoffice de comunicaciones del hotel. Desde Hotelgest PMS nativo configuras tiempos, SMTP y flags de envío; para cambios de maquetación pide a soporte o revisa la sección de comunicaciones embebida si tu propiedad aún la tiene activa.
Tras cambiar tiempos o SMTP, haz una reserva de prueba o usa Email de prueba en SMTP para ver el resultado en bandeja de entrada.
Problemas frecuentes
No encuentro Correos electrónicos
Entra en Configuración > Comunicación y desplázate a la sección Correos electrónicos (debajo de WhatsApp/Host según layout). Requiere admin.