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Hotelgest pone a disposición del alojamiento un aviso preventivo listo para enviar a sus huéspedes, para advertirles de mensajes fraudulentos que se hacen pasar por el hotel o por Booking. El texto lo prepara Hotelgest y no se puede modificar; el administrador solo decide si se envía.
Dónde está
Configuración — parte inferior del menú de secciones, entrada Aviso de seguridad / Avisa a tus huéspedes. Es visible en cualquier subsección de Configuración mientras el aviso siga sin resolver (pendiente o aplazado).
Además, la primera vez que un administrador con un aviso pendiente entra en la plataforma, el aviso se abre automáticamente — no hace falta ir a buscarlo.
Antes de empezar
Solo lo ven los administradores de la propiedad. El resto de usuarios no tiene acceso a esta pantalla.
Hotelgest activa el aviso por alojamiento; si tu propiedad no lo tiene disponible, no verás la entrada en el menú.
Con que un administrador del hotel autorice el envío es suficiente: no hace falta que lo confirmen todos.
Lo que recibirá tu huésped
Antes de decidir nada, la pantalla muestra el texto exacto que se enviaría, tal cual lo recibirá el huésped por correo — no un resumen. El correo:
Avisa de mensajes fraudulentos por WhatsApp, SMS o correo que suplantan al hotel o a Booking pidiendo datos de tarjeta, códigos SMS o claves bancarias.
Aclara que ni el hotel ni Booking piden nunca esos datos por esos canales.
Confirma que la reserva del huésped sigue activa en las condiciones ya confirmadas, y que el aviso no requiere ninguna acción por su parte.
Indica qué hacer si recibe un mensaje sospechoso (no abrirlo, reportarlo y bloquear el remitente) y qué hacer si ya facilitó datos de su tarjeta.
Remite a los datos de contacto oficiales del hotel para cualquier consulta.
El correo llega a nombre de tu alojamiento; si el huésped responde, la respuesta va al correo del hotel.
→ Enviarme una prueba — Antes de autorizar el envío puedes pedir una copia a tu propio correo. No cuenta como envío ni llega a ningún huésped — es solo para que leas exactamente lo que va a recibir tu huésped.
A quién llega
Al titular de cada reserva y a los huéspedes registrados en ella que tengan correo propio, tanto de las estancias en curso como de las reservas por llegar.
Cada aviso va referido a una reserva concreta: nadie lo recibe dos veces por la misma reserva. Si el huésped vuelve a reservar más adelante, la próxima vez que lances el aviso lo recibirá por la reserva nueva.
Las reservas que llegan por un canal (OTA) usan un buzón de mensajería del canal en vez del correo propio del huésped: esas no se pueden avisar por aquí. La pantalla te muestra cuántas reservas de canal quedan fuera, para que sepas que a esos huéspedes hay que avisarles desde la extranet del canal correspondiente.
Si gestionas varios alojamientos, la pantalla lista cada propiedad con aviso pendiente por separado, con el número de huéspedes que alcanzaría y cuántos ya han sido avisados. Puedes elegir para cuáles de tus propiedades autorizas el envío en el mismo momento; por defecto aparecen todas marcadas.
Enviar el aviso
Paso 1: Abre la pantalla
Desde la entrada Aviso de seguridad al final del menú de Configuración, o automáticamente si tienes un aviso pendiente al entrar en la plataforma.
Paso 2: Lee el comunicado
Revisa el texto en la sección Lo que recibirá tu huésped. Si quieres comprobarlo antes de decidir, usa Enviarme una prueba.
Paso 3: Revisa el alojamiento o alojamientos marcados
Cada propiedad pendiente aparece como una tarjeta seleccionable, con cuántos huéspedes alcanza y cuántas reservas de canal quedan fuera. Están todas marcadas por defecto.
Paso 4: Pulsa Enviar aviso
El envío arranca para las propiedades marcadas. Aparece una barra de progreso con el porcentaje mientras se envía.
No hace falta quedarse en la pantalla mientras se envía: puedes navegar a otra parte de Hotelgest y el envío continúa; al volver a abrir el aviso, verás el progreso donde se quedó.
Después de enviarlo
El estado de cada propiedad pasa por Enviando (con el porcentaje), Enviado o Con errores si algo falló.
Mientras el envío está en curso puedes pulsar Detener: el envío en marcha termina el tramo que ya tenía empezado y no continúa. Lo que ya se entregó no se puede recuperar.
Un envío Con errores o Detenido se puede reanudar más tarde con Reanudar envío — solo llega a quien todavía no fue avisado.
Junto a cada propiedad ya avisada puedes pulsar Ver a quién se ha avisado para abrir el registro: huésped, si es el titular o un huésped registrado en la reserva, número de reserva y fecha de envío. Si algún correo no se entregó, queda marcado como no entregado.
Aplazar el aviso
Si pulsas Ahora no, o cierras la pantalla sin decidir, el envío se aplaza: no se te volverá a preguntar hasta que vuelvas a abrirlo tú mismo. El aviso sigue disponible desde la misma entrada al final del menú de Configuración para retomarlo cuando quieras.
Problemas frecuentes
No veo la entrada Aviso de seguridad en el menú
Solo aparece para administradores de la propiedad, y solo mientras haya un aviso sin resolver en esa propiedad. Si ya se envió o si tu hotel no tiene el aviso disponible, la entrada no se muestra.
Dice que el aviso ya lo autorizó otro administrador
Con que un administrador del hotel acepte el envío es suficiente para toda la propiedad. Si otro administrador se adelantó, la pantalla te indica quién lo autorizó y cuándo — no hace falta volver a intentarlo.
El botón de enviar no hace nada / no veo huéspedes nuevos
Si todos los huéspedes de una propiedad ya fueron avisados, la tarjeta de esa propiedad deja de poder marcarse: no queda a quién enviar todavía. El aviso vuelve a estar disponible cuando haya reservas nuevas que avisar.