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La ficha de reserva es el centro operativo de una estancia: huésped, check-in, cuenta, facturas, comunicación y notas internas. Este artículo documenta toda la pantalla tal como está en el PMS hoy; los procedimientos largos (facturar, check-in…) enlazan a guías específicas al final.
Dónde está
No hay entrada directa en el menú lateral. Abres la ficha desde:
Planning — clic en la reserva
Dashboard — tarjeta en Llegadas, En casa o Salidas
Buscar reservas — icono Buscar... o paleta Buscar con Cmd+K / Ctrl+K
La URL es /details/{pcode}/{id}. Si la propiedad de la reserva no coincide con la activa en la cabecera, el sistema avisa con Reserva incorrecta y te devuelve al Dashboard.
Antes de empezar
Permiso Detalles para ver la ficha en esa propiedad.
Muchas acciones exigen permisos adicionales en Configuración > Roles y permisos > Módulo Reservas.
Integraciones activas (WhatsApp, cerraduras, Clientify, TicketBAI/Verifactu…) muestran chips o avisos extra.
En multipropiedad, la ficha siempre es de una reserva y una propiedad concreta.
Cómo está organizada
En web, arriba ocupan ~8 columnas el titular y datos; a la derecha el panel de notas. Debajo, tres columnas: Artículos | Facturas + Proformas | Pagos + Depósitos. En móvil, los bloques se apilan.
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Cabecera
Fila de iconos sobre el titular. Cada chip depende de permisos, estado de la reserva e integraciones.
Chips principales
Registrar huéspedes — Abre el modal de escaneo (permiso Escanear). En reservas de grupo, primero eliges sobre qué habitación actuar.
Check-in / Check-out / UnCheck-in / UnCheck-out — Cambian según el estado de la estancia (Esperando check-in, Checked-in, Checked-out). Si la reserva está Tentativa, el chip de check-in aparece deshabilitado.
Limpiezas — Modal de housekeeping (permiso Gestionar limpieza).
Editar reserva — Modal Editar reserva; en grupo, primero eliges la línea del grupo en un selector (permiso Editar y mover).
Añadir nota de cliente — Solo si el titular no tiene nota aún.
Gestionar grupo — Solo con estado Confirmada o Tentativa (permiso Crear reserva de grupo). Sin grupo → Agrupar reservas; con grupo → Agrupar reserva / Desagrupar reserva.
Abrir puertas — Abre la gestión de llaves en administración en otra pestaña (permiso Abrir puertas).
Historial del huésped — Ficha completa del cliente en administración (permiso Detalles). Ver Historial del huésped.
Enviar correo — Modal de recordatorio (permiso Enviar correo).
webAPP del huésped — Popover con Abrir enlace / Copiar enlace (permiso Abrir Web App).
WhatsApp — Si hay teléfono y plantillas configuradas (integración WhatsApp, permiso Enviar WhatsApp).
Abrir policía — Solo propiedades con autoridad en España configurada (permiso Ver autoridades). Color del chip según estado del envío SES.
En web, a la derecha de los chips: chip de estado de reserva (Confirmada, Tentativa, Cancelada, No show) — clic abre Cambiar estado si hay transiciones disponibles (permiso Cambiar estado). En móvil, el cambio de estado puede aparecer como chip adicional en la barra.
En móvil, parte de las acciones de estado van en action sheet; el menú ⋮ concentra justificante, historial y más.
Menú ⋮ (web y móvil)
Previsualizar justificante de reserva / Descargar justificante de reserva
Historial de la reserva — permiso Detalles
¿Qué muestra Historial de la reserva?
Modal Historial de la reserva (menú ⋮): línea de tiempo de la estancia con usuario, fecha y tipo de evento — check-in/out, cambios de precio, movimientos de habitación, facturas, llaves digitales, envíos a policía, reservas de channel (Channex XML), cambios de color, etc. En grupos, selector para ver el historial de cada habitación del bloque.
Distinto de Historial del huésped (chip cabecera), que abre la ficha del cliente en administración.
Información adicional — ver Información adicional y XML de canal
Compartir reserva — enlace directo a esta ficha
Abrir titular en Clientify — solo si Clientify está activo en Marketplace
Localizador interno / Localizador agencia — copian al portapapeles
Refrescar reserva — recalcula precio de la estancia
¿Qué hace Abrir puertas e Historial del huésped?
No son modales dentro del PMS: abren administración en otra pestaña del navegador, con tu sesión y el hotel de la reserva.
Abrir puertas → gestión de llaves de esa reserva.
Historial del huésped → ficha completa del cliente con historial de estancias.
Si la pestaña no se abre, comprueba que el navegador no bloquee ventanas emergentes.
¿Qué hace Refrescar reserva?
Recalcula el precio de la estancia: suma de nuevo alojamiento, extras, tasas turísticas y pagos del grupo si la reserva es multibook.
Úsalo cuando el total en Artículos no cuadra tras cambiar tarifas, extras o tasas. Tras refrescar, revisa Total, Pagado y Pendiente.
Información adicional y XML de canal
Menú ⋮ → Información adicional abre un modal con metadatos técnicos de la reserva que no están en la ficha principal.
Bloque | Cuándo aparece | Para qué sirve |
Reserva SiteMinder (XML) | Reserva descargada por SiteMinder con XML guardado | Ver el XML original del channel (importe, habitación OTA, notas de prepago) para comparar con lo cargado en Artículos y Pagos |
Reserva Channex (XML) | Reserva entrante por Channex | Trazabilidad del mensaje XML del channel manager |
Otros campos técnicos | Según origen e integraciones | Depuración de incidencias con soporte o revenue |
¿Cómo ver el XML de una reserva SiteMinder?
Abre el detalle de reserva con origen SiteMinder.
Menú ⋮ → Información adicional.
Busca la sección Reserva SiteMinder (XML) — muestra el XML formateado.
Si el bloque no aparece, la reserva no tiene XML almacenado (creación manual, otro channel o reserva anterior al alta de SiteMinder).
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Datos de la estancia
Bajo el avatar y nombre del titular (con logo OTA si aplica):
Llegada, Salida, Ocupación, Noches
Política de cancelación, Régimen, fecha Recibida
Teléfono — solo si tu rol tiene permiso Ver teléfono
Habitación(es), estado de limpieza con color (Inspeccionado, Limpio, Sucio), huéspedes extra en el avatar
Si el titular tiene nota de cliente, aparece en rojo. El icono de editar abre un popover con el campo Notas del cliente y botón Guardar (permiso para editar datos del titular).
Los chips Total, Pagado y Pendiente están en la sección Artículos (requieren Ver precio).
¿Por qué veo «Hay huéspedes pendientes de registrar»?
El aviso aparece cuando faltan huéspedes por escanear o registrar. Es recomendable completar el registro antes del check-in para el parte de viajeros y las autoridades.
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Panel lateral: Tareas, Peticiones, Interno y Pisos
Segmento a la derecha (debajo en móvil). Cada pestaña depende de un permiso distinto:
Pestaña | Permiso | Contenido |
Tareas | Ver tareas | Listado de tareas de la reserva; botón Añadir abre modal Añadir tarea |
Peticiones | Peticiones | Texto libre; se guarda al salir del campo |
Interno | Notas internas | Solo personal; guardado automático |
Pisos | Notas de pisos | Información para planta/pisos |
Si no ves una pestaña, tu rol no tiene ese permiso de notas/tareas.
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Artículos, facturas, proformas, pagos y depósitos
Debajo de los datos y el panel lateral, la cuenta se reparte en tres columnas en web (en móvil, una debajo de otra).
Columna 1 — Artículos
Botón Artículos con icono + → modal Añadir artículo (permiso Añadir artículo).
Listado: línea de Estancia, servicios y extras. En grupo, arriba Desglose del grupo (habitaciones y ocupación).
Chips Total, Pagado, Pendiente al pie (Ver precio).
Menú ⋮ → Generar tasa de la estancia mientras no exista ya (permiso Añadir artículo).
Clic en línea → editar, eliminar, facturar línea, traspasar cargo…
¿Por qué no puedo borrar un artículo?
Si la fecha de inserción es anterior al cierre contable configurado, el sistema bloquea el borrado. Misma lógica en pagos, facturas y depósitos con fechas de cierre.
Columna 2 — Facturas y Proformas
Facturas + → crear factura desde artículos pendientes (Añadir factura). Desactivado si todo está facturado.
Tabla Nº Fact., Fecha, Importe. Vacío: Puedes crear una factura desde "Facturas +". Aviso amarillo si quedan artículos sin facturar (Existen articulos sin facturar).
Filas: color según cobro pendiente, abono o factura de depósito; icono avión si se envió por email.
Hover resalta Pagos vinculados; clic en fila → menú (ver PDF, enviar, rectificativa, firmar TicketBAI/Verifactu…).
Proformas + y tabla Nº Proforma, Fecha, Importe (Añadir proforma).
¿Qué relación tienen facturas y proformas con los artículos?
Las facturas y proformas documentan los cargos de la reserva. Solo puedes crear documentos sobre artículos que aún no están facturados; el aviso amarillo te indica si queda algo pendiente. En cada fila verás el estado de cobro y, si aplica, avisos de TicketBAI o Verifactu.
Columna 3 — Pagos y Depósitos
Pagos + → modal con importe pendiente pre-rellenado si existe (Añadir pago). Menú ⋮ con opciones globales de pagos.
Tabla Operación, Fecha, Importe y tipo de pago. Sin factura asociada en amarillo; hover enlaza con factura.
Banner Se ha recibido un prepago de… si la reserva trae prepago de canal (con menú para convertir a pago).
Depósitos + → tabla Fecha, Importe, Observaciones. Convertidos: importe tachado y Convertido a pago.
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Guías paso a paso enlazadas
→ Check-in y check-out — Entrada y salida desde los chips de cabecera.
→ Editar o mover la reserva — Fechas, habitación, titular, régimen.
→ Estados de reserva — Confirmada, cancelada, no-show.
→ Grupos de reservas — Agrupar y operar varias habitaciones.
→ Registrar un pago — Cobro, enlace, TPV.
→ Emitir una factura — Facturar cargos pendientes.
→ Proformas — Presupuesto previo a factura.
→ Añadir artículos — Extras y tasas.
→ Depósitos — Señales y garantías.
→ Escanear documentos — Parte de viajeros.
→ WhatsApp — Envío desde la ficha.
→ Housekeeping — Estado de limpieza.
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Problemas frecuentes
No puedo abrir la reserva
Comprueba permiso Detalles y que la reserva pertenece a la propiedad activa. Si cambiaste de hotel en la cabecera global, busca de nuevo la reserva.
Faltan chips o secciones enteras
Cada chip y cada pestaña lateral depende de permisos en Roles y permisos. Las integraciones (WhatsApp, cerraduras, Clientify…) activan acciones adicionales.
No veo Total / Pagado / Pendiente
Necesitas permiso Ver precio. Sin él, los importes aparecen enmascarados.
No puedo añadir factura o proforma
El botón se desactiva cuando no quedan cargos por facturar en Artículos. Revisa líneas sin documentar.
Abrir puertas no hace nada / pantalla en blanco
Comprueba integración de cerraduras en Marketplace y permiso Abrir puertas. La pantalla carga en administración; bloqueadores de ventanas emergentes pueden impedir la pestaña.
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