Esta guía te ayudará a configurar la auto-asignación de tareas, una funcionalidad clave para automatizar la gestión de actividades en tu propiedad. Dirigida a administradores y personal de gestión, te permitirá optimizar el flujo de trabajo y asegurar que ninguna tarea importante se olvide.
Descripción general
La auto-asignación de tareas es una prestación que permite programar automáticamente tareas específicas para recursos y tipologías de habitación en función de eventos como el check-in o check-out. Se encuentra en el menú de Configuración de cuenta, dentro de la sección Auto-asignación de tareas, y su objetivo es simplificar la planificación diaria y garantizar la eficiencia operativa.
Crear un nuevo grupo de tareas de auto-asignación
Cuándo usarlo
Cuando necesitas agrupar y automatizar un conjunto de tareas recurrentes para tipos de habitaciones o unidades específicas.
Antes de empezar
Asegurate de tener permisos de administrador de cuenta.
Pasos
Para empezar a automatizar tus tareas, el primer paso es definir un grupo que contendrá todas las acciones relacionadas. Este grupo te ayudará a organizar y aplicar las tareas de forma coherente. Recuerda usar nombres únicos para cada grupo de tareas que reflejen las tareas que hay dentro de cada grupo clara y concisamente. Una vez nombrado el grupo, debes indicar a qué tipologías de habitación y a qué recursos se aplicarán estas tareas automáticas. Esto asegura que las tareas se asignen correctamente según las características de cada reserva. Finalmente tendrás que detallar detallar cada tarea que formará parte de este grupo. Cada tarea tendrá un nombre y un momento de ejecución asociado a la reserva (check-in, check-out o durante la estancia).
En el campo Nombre del grupo de tareas, introduce un nombre descriptivo para este conjunto de tareas (por ejemplo, 'Limpiar balcón').
Haz clic en el campo Tipologías y selecciona una o varias tipologías de habitación de la lista (por ejemplo, 'Individual').
Haz clic en el campo Recursos y elige las unidades alojativas a las que se aplicarán las tareas (por ejemplo, 'Individual 2').
En el campo Tarea, escribe el nombre de la acción a automatizar (por ejemplo, 'Recuerda limpiar el balcón').
Haz clic en el campo Cuándo y selecciona el momento en que se programará la tarea de la lista desplegable (por ejemplo, Programar el día del check-out).
Haz clic en el botón Añadir nueva tarea para crear una nueva tarea en este mismo grupo o Guardar para cerrar el panel de Añadir tareas de autoasignación.
Al finalizar estos pasos verás el panel 'Añadir tareas de autoasignación' abierto con el nombre del grupo que has introducido y ya quedarán definidas las tareas.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no se están generando las tareas automáticamente?
Verifica que el grupo de auto-asignación esté activo y que las tipologías o recursos seleccionados coincidan con las reservas. También, revisa las fechas de programación ('Cuándo') de cada tarea para asegurar que coinciden con el ciclo de la reserva.
¿Puedo asignar una tarea a un empleado específico?
La auto-asignación de tareas se basa en tipologías y recursos.
¿Cómo modifico un grupo de tareas de auto-asignación existente?
Desde la lista principal de 'Gestionar la auto-asignación de tareas', haz clic en el grupo que deseas modificar. Se abrirá el panel de edición donde podrás ajustar los nombres, tipologías, recursos o tareas individuales.
¿Qué sucede si una reserva cambia de tipología o recurso después de la auto-asignación?
Las tareas se asignan en el momento de la creación de la reserva o según el evento programado. Si la reserva cambia posteriormente, las tareas ya asignadas no se modificarán automáticamente. Deberás ajustarlas manualmente si es necesario.
¿Hay un límite en el número de tareas o grupos que puedo crear?
Aunque no hay un límite estricto, se recomienda mantener un número razonable de grupos y tareas para facilitar la gestión y evitar confusiones. Un exceso podría ralentizar la interfaz o la carga de datos.
Consejos
Utiliza nombres de grupos y tareas claros y concisos para facilitar su identificación y gestión futura.
Crea grupos de tareas específicos para diferentes tipos de propiedades o necesidades (ej. 'Limpieza diaria', 'Mantenimiento semanal') para una mejor organización.
Prueba la configuración con una reserva de prueba antes de aplicarla a todas las reservas para asegurarte de que las tareas se generan como esperas.
Revisa periódicamente tus grupos de auto-asignación para adaptarlos a posibles cambios en tus operaciones o en las tipologías/recursos.