La posibilidad de agrupar reservas puede ser muy útil por distintos motivos, entre ellos destacamos sobre todo la posibilidad de incluir los artículos de todas las reservas agrupadas en una misma factura. Vamos a revisar como realizar esta acción y su aplicación que dependerá de la operativa y necesidad de cada usuario.

Los grupos de las reservas se pueden hacer y deshacer, esta acción es propia del PMS por lo que el huésped no recibe ninguna notificación sobre esta modificación. El huésped solo es notificado sobre la agrupación de reservas si se le envía un correo o alguna notificación que desglosa su reserva mientras las reservas están agrupadas. No hay límites ni reglas en el momento de agrupar, no hace falta que las fechas ni los nombres de las reservas coincidan. Incluso si estamos en una reserva que ya está agrupada con estas acciones, añadimos más reservas al grupo existente.

Para agrupar una reserva debemos entrar en ella y usando el botón de gestionar grupos elegimos que reservas deseamos agrupar con la reserva en la que estamos.

Una vez hacemos clic en el botón de gestionar grupos, veremos el panel lateral de Agrupar reservas con  dos pestañas, Reservas y Detalles. En la pestaña de Reservas podemos buscar la reserva que deseamos agrupar usando nombre del huésped o número de reserva, filtrar por tipología o fecha de llegada. También veremos un lista de reservas que el programa sugiere automáticamente según las características de las reservas.

Solo hace falta seleccionar la(s) reserva(s) que deseamos agrupar a la reserva en la que estamos y darle al botón de Continuar.

Ahora en el apartado de Artículos vemos un Desglose de grupo que nos indica cuantas unidades hay de cada tipología y cuantas personas conforman el grupo. También vemos que cada reserva que pertenece al grupo tiene un desplegable que podemos abrir y cerrar para ver los artículos que hay en cada reserva. 

Es posible que lleguen reservas al PMS que ya están agrupadas, esto sucede porque el canal de venta que nos envía las reservas ya nos indica que se trata de un grupo. Por lo general, esto sucede cuando la reserva requiere de más de una unidad alojativa, para un hotel podría ser un grupo de habitaciones o en un formato de alquiler vacacional, más de una unidad alojativa (apartamento, casa, villa, etc.). Estas reservas se pueden agrupar y desagrupar igual que todas las demás, según conveniencia del usuario.

Cuando las reservas están agrupadas la webapp lo refleja también, para estos casos al entrar en la webapp veremos un apartado de Otras reservas del grupo en la pestaña de mi reserva.

Al abrir este apartado veremos todas las reservas que forman parte del grupo y los huéspedes podrán entrar en cada una de las reservas identificándolas por número de habitación.

Importante tener en cuenta que los huéspedes de un grupo tienen acceso al check-in online, llaves, opciones de pago, etc. para todas las reservas del grupo. Esto significa que si estamos gestionando un grupo grande y queremos que todos hagan el check-in online, debemos informar al grupo sobre quién se debe escanear en cada habitación para no cruzar datos y evitar tener a personas registradas en las habitaciones equivocadas. Reiteramos la posibilidad de desagrupar y volver a agrupar las reservas en el caso de que sea más fácil y claro para los huéspedes tener un único link de check-in online y luego volver a agruparlas para el momento de facturar.