Existen distintas maneras de registrar los detalles de los huéspedes en Hotelgest, los huéspedes tienen acceso al check-in online desde donde se pueden registrar de forma autónoma, escaneando el documento de identidad de un huésped de manera presencial usando Unified App y rellenando los detalles del huésped de forma manual desde la reserva en Unified App o web. En esta guía vamos a revisar los detalles de este proceso y las puntualidades de cada una de estas opciones.

La WebApp de Hotelgest es la forma más práctica para registrar a los huéspedes. Solo tienes que compartir el enlace de la WebApp con tu cliente, ya sea por correo electrónico, WhatsApp o cualquier otra plataforma de mensajería o red social. Al tratarse de una página web y no de una aplicación que requiera descarga, el huésped únicamente debe hacer clic en el enlace para acceder. Una vez dentro, podrá seguir las instrucciones para completar su registro y enviar los datos de su documento de identidad al programa en tiempo real. En el proceso del check-in online también hemos mejorado el lector del escáner para que pueda leer algunos textos "normales" y no depender del código MRZ. Para más información, consulta la guía de la WebApp.

Para registrar a un huésped de forma presencial, la mejor opción es usar Unified App para escanear el documento de identidad del huésped y rápidamente trasladar la información del documento de identidad a los campos correspondientes en el programa. Para hacer esto hay dos opciones, escanear desde la reserva, escanear sin asignar.

Para escanear a un huésped desde su reserva lo primero que debemos hacer es ir a la reserva en Unified App, para esto podemos usar el buscador de reservas, localizar la reserva del huésped en el planning/dashboard o escanear el código QR de la reserva que puede tener tu huésped en su cartera digital (wallet). Una vez tengamos la reserva en pantalla, solo hace falta usar el botón de escanear  para encender la cámara del móvil, la cual actúa como escanear para captar la información del documento de identidad, y comenzar el proceso.

Al estar utilizando la app para leer el documento de identidad debemos tener en cuenta que la tecnología del escanear lee exclusivamente el código MRZ que se encuentra en el documento de identidad, tanto DNI como pasaporte, siempre debemos apuntar a este código. En todos los documentos de identidad encontramos este código en letras todas mayúsculas y sin espacios: 

Al finalizar con el proceso de escaneo veremos una pantalla con todos los datos que el escáner pudo obtener de la imagen para verificar que este todo correcto y rellenar cualquier dato que el escáner no haya podido captar. Abajo de todos los datos encontramos el apartado para "Leer políticas de privacidad", aquí se verá el texto denominado "Nota Legal" que se puede configurar desde Ajustes>Alojamiento. Al tocar sobre ese recuadro se podrá observar una pantalla con un seleccionador de idiomas, el texto y un botón de "Aceptar condiciones". Una vez aceptadas las condiciones se muestra un bloque para dejar una firma digital en aceptación de las condiciones ante-leídas. Por último, un botón de guardar para finalizar el proceso.

Como podemos observar, este proceso está diseñado para que lo realice el mismo huésped, por lo que recomendamos tener un móvil o una tablet para ofrecer en el momento de hacer el check-in presencial si la operativa del alojamiento estipula este proceso presencial.

Al finalizar el proceso, si el programa detecta que todos los huéspedes fueron escaneados y registrados correctamente, el mismo programa te dará la opción de marcar el check-in a esa reserva. Al confirmar esto, entonces sí estaremos enviando el parte de viajero a las autoridades correspondientes.

Al escanear sin asignar lo que estamos haciendo es almacenando la información del documento de identidad en la base de clientes del alojamiento,  para posteriormente usar esos datos y rápidamente rellenar la información de la persona escaneada en una reserva. Para acceder a los datos escaneados sin asignar debemos hacerlo desde la reserva usando el botón de editar reserva .

Esta opción abrirá un panel lateral muy similar al que vimos al realizar el proceso de check-in presencial en el que debemos rellenar los datos de forma manual. A diferencia de que en esta pantalla debemos seleccionar el archivo que deseamos adjuntar a los detalles de este cliente como imagen de su documento de identidad. Si no contamos con la imagen de su documento de identidad, puedes usar cualquier imagen para avanzar con el proceso, ya que es un campo obligatorio (tener en cuenta que la foto que quedará registrada para este huésped). 

Si se trata de un huésped recurrente y ya tienes sus datos guardados en tu cuenta, puedes recuperarlos directamente desde el historial del programa simplemente rellenando el campo nombre o apellido, luego del cuarto carácter se enciende el buscador mostrando las personas que coinciden con lo que has escrito.

Ten en cuenta que, en algunos casos, la firma del huésped puede ser obligatoria en cada reserva (según la normativa local o los requisitos de tu localidad). En ese caso, el huésped deberá firmar cada registro y recomendamos utilizar una de las opciones de check-in que acabamos de revisar.

Para empezar, nuestro sistema no guarda automáticamente las imágenes de los DNI o pasaportes. La cámara se utiliza únicamente para leer y procesar la información, y cualquier imagen tomada se elimina de forma automática al realizar el checkout. En caso de que el hotel decida conservar la imagen, será su responsabilidad, y siempre recomendamos hacerlo únicamente si se ha informado adecuadamente al cliente, tal como se indica en Ajustes>General>Avanzado> Mostrar las imágenes escaneadas.

Es posible que te preocupe la noticia de alguna sanción que recibió algún hotel por usar fotos de sus huéspedes. Dicha sanción no fue por escanear el documento, sino por retener y utilizar la fotografía del huésped sin justificación ni comunicación previa. Nuestro sistema es transparente: si no tienes activada la opción de "Mostrar las imágenes...", estas se eliminan automáticamente tras la obtención de los datos requeridos.