Introducción
La WebApp de Hotelgest es una de las soluciones más avanzadas del mercado, con una ventaja clave: no requiere que el huésped descargue ninguna aplicación, ya que funciona como una página web optimizada que ofrece la misma experiencia que una app. Esto facilita el acceso a todos los servicios del establecimiento desde cualquier dispositivo, sin instalaciones ni configuraciones adicionales.
Además de mejorar la experiencia del huésped, la WebApp optimiza la gestión del hotel. En alojamientos sin recepción, se convierte en una herramienta imprescindible para centralizar procesos. En hoteles con recepción, reduce la carga administrativa del personal, permitiendo que los recepcionistas dediquen más tiempo a tareas que realmente aporten valor a los clientes. Es una herramienta fundamental dentro de nuestra plataforma, diseñada para ofrecer a los huéspedes una experiencia digital completa y sencilla. A través de ella, los clientes pueden realizar el check-in online, efectuar pagos seguros mediante el TPV virtual integrado en la cuenta del hotel, y acceder al control de cerraduras digitales instaladas en el establecimiento. Además, la WebApp incluye secciones de “Alojamiento” y “Ocio”, que funcionan como un auténtico servicio de atención al huésped y conserjería digital, acercando toda la información y servicios del hotel directamente al dispositivo del cliente.
Información importante
La webAPP es una web compatible con cualquier navegador de un teléfono móvil. Si se abre desde el ordenador se mostrará un código QR para escanearlo. Puedes simular la webAPP si al final de la dirección web añades &desktop=1, aunque el funcionamiento de la webapp está diseñado para un móvil. Para que el móvil pueda hacer uso de la cámara es necesario que el navegador que están usando tenga acceso a la cámara.
Cuando el huésped recibe el enlace, ya puede hacer el check-in online. Se ofrece la opción de registrar a cada huésped, escaneando su documento, haciendo una selfie y obteniendo una firma para el registro de entrada. Si se edita la reserva y se añaden más adultos, al refrescar la webAPP aparecerán más opciones para registrarse, de este modo se puede editar como se necesite. Son pasos muy sencillos. El escáner lee cualquier tipo de documento, carnets de conducir, pasaportes, DNI, cartas de identidad, NIE, etc.
Si tienes una pasarela de pago conectada a Hotelgest (se recomienda MONEI por su aspecto y experiencia, permitiendo Apple Pay, Google Pay, Bizum y tarjetas de crédito tradicionales) entonces también podrás recibir pagos desde la webapp, los mismos aparecen en tiempo real, en el momento que se realizan, en el apartado de Pagos de Unified.
Hotelgest cuenta con más de 5 partners de cerraduras digitales que permiten gestionar los accesos tanto a las puertas "públicas" del alojamiento (puertas de acceso general, parkings, etc.) como a las puertas "privadas" (entrada a la habitación o apartamento reservado). En el caso de no contar con cerraduras de alguno de nuestros partners, también tenemos opciones para que el PMS funcione con enlaces de apertura.
Todos los datos recogidos en la WebApp se vuelcan al PMS en unos segundos. Verás la selfie del cliente, sus datos, la firma en la hoja de registro y el pago.
Agrupación de reservas de grupo: Si la reserva está agrupada, se mostrará un selector en la parte principal de la reserva, permitiendo escoger cualquiera de las reservas del grupo.
Como se envía
Desde los ajustes generales de Unified se puede configurar para que el titular de la reserva reciba antes de la llegada un email con el enlace de la WebAPP. Es automático y se configura indicando cuantos días antes de la llegada quieres que se envíe el correo de recordatorio (pre-estancia) en el campo "Días para envío correo de recordatorio". Este correo se enviará a TODAS las reservas indistintamente de su origen (Directas, OTAs, etc.). Este correo se puede enviar de forma manual a cualquier dirección de correo electrónico desde Unified usando el botón de Enviar email que hay en todas las reservas.
Es posible que el enlace no se vea correctamente en los mensajes de los portales como Booking y Airbnb, ya que estos portales bloquean algunos enlaces externos. Para Booking.com contamos con una guía específica que te explica como registrar a los dominios de Hotelgest y la webapp como un "enlace aprobado" y así evitar problemas de visualización.
También se puede enviar de forma manual por WhatsApp desde la reserva pulsando el botón de WhatsApp o copiando el enlace de la webapp usando la opción de copiar enlace en el icono de la webapp de la reserva. Usando esta segunda opción podemos enviar el enlace a través de cualquier plataforma en la que podamos pegar el enlace, incluyendo otras apps de mensajería, correos, etc.
Revisa las opciones de Ajustes para escoger preferencias de envío. Ten en cuenta que si en el campo de "Enviar llave a:" eliges otra opción diferente a "App" el cliente recibirá un e-mail con el código de entrada si tu cerradura lo permite y la integración que tenemos también. Esto puede ser contraproducente, ya que si el cliente tiene el código generado podrá entrar sin que la habitación esté inspeccionada o bien la reserva totalmente pagada. Si, en cambio, eliges la opción de "App", le llegará un enlace a la webAPP donde sé verífica que se cumplan todas las condiciones: Habitación inspeccionada + 100% pagado, de no ser así, aparecerá que aún no está pagado y ofrecerá la opción de pagar, y que aun la habitación no está inspeccionada.
Si el huésped ha sido registrado en recepción o si se han añadido huéspedes a través de la opción de edición de la reserva, las llaves no funcionarán a menos que se realice un check-in manual usando el botón de check-in de la reserva. Esto se debe a que ningún huésped puede acceder sin haber firmado la política de protección correspondiente para cada reserva. Si tienes un cliente recurrente, no se recomienda entrar al PMS, buscarlo y asociarlo a la reserva. Sin embargo, si decides hacerlo, ten en cuenta que las llaves no serán activadas.
Si no tienes el sistema de puertas conectado ni pasarela de pago, podrás utilizar la APP igualmente, pero sin poder abrir la puerta ni hacer el pago. En este caso, para que los datos se envíen a la policía, habrá que hacerlo manualmente haciendo clic en el botón de check-in.
Así es como luce la APP en el móvil o tablet de tu huésped:
Puedes subir una foto de la habitación que ha reservado.
Detalles de su reserva (habitación reservada, fechas, hora de llegada).
Le indica si tiene el check-in online pendiente o completado.
Le indica si tiene pago pendiente o no.
En la misma pantalla, el cliente tendrá un widget del tiempo del destino reservado.
Podrá consultar horarios, condiciones y servicios del establecimiento.
Y podrá descargarse la reserva en el wallet.
Además, si tienes las llaves conectadas, haciendo clic en el icono de "llaves", podrá abrir las puertas que tengas configuradas.
¡Ah! Y no te olvides de configurar las guías de destino y otras informaciones sobre el establecimiento que pueden ser de tu interés para fidelizar a tus clientes.
Una vez el huésped ha realizado el check-in online, los datos y la foto de la selfie los veremos en la ficha de reserva. La firma aparecerá en el voucher.
Política de privacidad y Condiciones
Para mantener informado a tu huésped, rellenamos con información útil la Política de privacidad y las Condiciones. En este apartado te facilitamos los pasos para que puedas poner el texto que deseas.
Pasos:
Y a continuación saldrán diferentes apartados:
Añadimos la información deseada en:
Política de privacidad > Nota Legal
Condiciones > Información adicional