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Escanear documentos agiliza el registro de huéspedes y el cumplimiento del parte de viajeros: lee MRZ/RFID del DNI o pasaporte, rellena campos automáticamente y guarda la identificación en la reserva. Es el flujo principal para registrar huéspedes antes del check-in o en recepción.
Dónde está
Punto de entrada | Contexto |
Accesos Rápidos > Escanear sin asignar | Documento sin reserva previa |
Detalle de reserva > Escanear... | Registro de huéspedes de la estancia |
Acciones de reserva > Escanear... | Mismo flujo desde modal de acciones |
Registrar huéspedes (modal) | Chip por cada plaza de ocupación vacía |
Crear reserva > titular | Escaneo al dar de alta titular (app nativa) |
Antes de empezar
Requisito | Detalle |
Permiso Escanear | Obligatorio en todos los puntos de entrada |
App nativa (iOS/Android) | Necesaria para cámara y galería Regula |
Cámara con buen enfoque | Recomendable para leer MRZ/RFID con rapidez; cuanto mejor sea la cámara y la iluminación, menos reintentos |
Integración MiDNI | Opcional — escaneo QR en web sin Regula |
Módulo de escaneo inicializado | Si falla al arrancar: Error al iniciar el módulo — reinstalar app |
Por defecto, recepción, dirección y administración tienen permiso Escanear. VRO no.
Flujo según dispositivo
App móvil
Al pulsar escanear, action sheet Selecciona la acción a realizar para:
Escanear de la cámara — Regula SDK en vivo
Escanear de la galería — foto existente del documento
Escanear QR MiDNI — solo si integración MiDNI activa
Registrar manualmente — formulario vacío
Web
Con MiDNI activo: popover con Escanear QR MiDNI y Registrar manualmente (mismas opciones que el action sheet móvil, sin cámara Regula)
Sin MiDNI ni Regula: abre directamente Agregar identificación (manual)
Modal Registrar huéspedes
Título: Registrar huéspedes.
Muestra ocupación de la reserva (La ocupación de la reserva es de X personas).
Un chip por cada huésped pendiente de registrar.
Sección Huéspedes escaneados por demás si hay registros extra.
Al completar todos los huéspedes obligatorios, puede ofrecer check-in: ¡Atención!, ya tienes todos los huéspedes escaneados — ¿Deseas realizar el Check-in?
Aviso de menores: Existe una persona menor de edad en la reserva, recuerda que al menos uno de los huéspedes mayor de edad debe tener el parentesco con el menor cargado.
Modal Agregar identificación
Campos principales:
Campo | Notas |
Propiedad | Multipropiedad |
Foto | Del escaneo o carga manual |
Nombre, Apellido, Sexo | |
Tipo / Número del documento | |
Fechas de expedición, nacimiento, caducidad | |
Dirección de residencia | Dirección, localidad, municipio, provincia, país, CP |
Nacionalidad, Estado emisor | |
Número de soporte | DNI español |
Parentesco | Obligatorio con menores |
Idioma de los campos | Para que el huésped rellene en su idioma |
Firma | Tras leer políticas de privacidad |
Modal Leer políticas de privacidad: Aceptar condiciones tras revisar textos legales de la propiedad.
Escanear sin asignar
Desde Accesos Rápidos, guarda una identificación en la propiedad sin vincularla aún a una reserva. Útil cuando el huésped llega antes de localizar su booking.
Qué ocurre al guardar
Se crea la ficha de identificación en la reserva (o en propiedad si sin asignar).
Otros usuarios reciben notificación del estilo «[usuario] ha añadido una tarjeta de identidad».
Los datos alimentan el parte de viajeros y validaciones de check-in.
¿El OCR se procesa en servidores de Hotelgest?
El escaneo Regula ocurre en el dispositivo (app nativa). Solo los datos extraídos se envían al guardar. MiDNI verifica el QR al guardar en el PMS.
¿Puedo escanear reservas con QR wallet?
Existe Escanear QR de reserva (modal aparte): lee el QR del pase wallet del email de confirmación para abrir el detalle automáticamente (webcam o app móvil ≥ 2.3.4).
Problemas frecuentes
No aparece Escanear sin asignar
Comprueba permiso Escanear. Sin él, el acceso rápido no se muestra.
Solo me deja registro manual en el móvil
El módulo Regula no inicializó. Mensaje: Reinstale la aplicación. En web es comportamiento normal sin MiDNI.
MiDNI no aparece
Activa la integración MiDNI en Marketplace para esa propiedad.
¿Qué documentos se pueden escanear?
En app nativa con Regula: DNI, NIE y pasaportes con banda MRZ o chip RFID legible. En web sin Regula: registro manual o MiDNI (QR del DNI electrónico español). Otros documentos sin MRZ estándar → Registrar manualmente.
¿Se puede corregir un dato incorrecto del DNI o pasaporte?
Sí. Tras el escaneo se abre Agregar identificación con los campos rellenados. Revisa y corrige nombre, número, fechas o dirección antes de guardar. La foto del documento se conserva aunque edites texto.
¿Qué significa no reemplazar el titular al escanear?
En Configuración > Reservas, el ajuste No reemplazar el titular al escanear evita que el documento escaneado sustituya automáticamente al titular de la reserva. Es útil en reservas de grupo o rooming list: puedes escanear acompañantes sin cambiar el nombre principal de todo el grupo.
Si el hotel quiere que el primer documento escaneado actualice el titular, deja el ajuste desactivado y revisa siempre el modal Agregar identificación antes de guardar.
¿Necesito un smartphone concreto?
Hace falta la app Hotelgest PMS en iOS o Android con cámara nítida y buen enfoque. No hay lista cerrada de modelos; sí necesitas buena iluminación, documento plano y una cámara capaz de enfocar texto pequeño. En PC la cámara Regula no está disponible — usa MiDNI o registro manual.
¿Por qué el escáner no encuentra información?
Causas habituales: reflejos, documento doblado, poca luz, foto borrosa desde galería o documento sin zona legible para OCR/MRZ. El escáner necesita leer el documento físico o una imagen clara de la zona de lectura; una fotocopia o captura con reflejos puede no ser suficiente.
Repite con Escanear de la cámara apuntando a la parte inferior del pasaporte o la parte trasera del DNI/NIE, o prueba otra foto desde Escanear de la galería. Si el módulo no arranca (Error al iniciar el módulo / Reinstale la aplicación), reinstala la app.
¿Puedo escanear huéspedes con check-in ya hecho?
Sí. Escanear... sigue disponible en detalle de reserva y en Registrar huéspedes mientras queden plazas sin documento o quieras añadir acompañantes. El check-in no bloquea nuevos escaneos; sí puede bloquearse si faltan huéspedes obligatorios según configuración (Hay huéspedes pendientes de registrar).
¿Varios terminales escaneando a la vez?
Cada dispositivo con sesión propia puede escanear en paralelo en distintas reservas. En la misma reserva, el último guardado prevalece; coordina recepción para no duplicar la misma plaza de ocupación.
Error al escanear: no puedo confirmar check-in
Si al hacer check-in aparece que faltan datos: comprueba que todos los huéspedes obligatorios tienen documento, que los menores tienen parentesco con un adulto y que no hay campos obligatorios vacíos en Agregar identificación. Mensaje relacionado: Los huéspedes deben tener un documento asignado, usa el botón para escanear.