Las facturas son el tipo de documento más habitual en la facturación hotelera y se utilizan para registrar cobros que ya se han realizado o que se cobran en el mismo momento de emitir la factura. Son esenciales para mantener una contabilidad ordenada, entregar justificantes al cliente y cumplir con las obligaciones fiscales. En este artículo te explicamos cuándo utilizarlas y cómo generarlas correctamente desde Hotelgest.

En Hotelgest las facturas y los pagos se gestionan de forma independiente y luego se asocian una con otra, es decir que puedes tener un pago en una reserva sin necesariamente tener una factura creada y viceversa. Recomendamos siempre crear las facturas en el momento del check-out o incluso posterior al check-out para evitar problemas en la operativa y facturas de abono.

En la pantalla de los ajustes generales encontramos el apartado Ajustes de facturación desde el cual podemos modificar los prefijos de las facturas, las proformas y los abonos. También encontramos los campos último/siguiente número para cada uno de estos documentos, desde aquí podemos modificar la numeración que le asignara el programa a cada uno de estos documentos.

Al hacer clic en el + se despliega el panel lateral de Agregar factura en el que encontramos 3 pestañas; Titular, Información y Artículos.

Aquí vamos a definir los detalles del titular de la factura, si deseamos facturar a nombre de una empresa, agencia o particular y encontramos una opción que nos permite reemplazar el titular de la reserva actual por el huésped de esta factura. El campo Nombre incluye un buscador que se activa a partir de la 4 letra que ingresamos, de esta manera podemos seleccionar a una persona, agencia o empresa que ya tenemos registrada en el programa.

En esta pestaña definimos todos los detalles de la factura, el prefijo que deseamos usar, si se trata de una factura "a crédito" y si deseamos enviarla por correo electrónico luego de crearla. También podemos elegir añadir un pago para que se asocie automáticamente a la factura y añadir observaciones, las cuales saldrán detalladas en la misma factura. Por defecto, Unified incluye el origen de la reserva y el ID de la reserva (para reservas directas) o localizador del canal (para reservas de otros orígenes).

En esta última pestaña vemos el listado de artículos que existen en la reserva para poder seleccionar los que deseamos incluir en la factura. Si estamos facturando una reserva grupal, entonces aquí veremos todos los artículos de todas las reservas del grupo.
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En la operativa diaria de un hotel, las facturas a crédito pueden resultar especialmente útiles en situaciones donde el cobro se difiere, como acuerdos con empresas, agencias de viaje o clientes habituales que pagan en fechas pactadas. Este tipo de factura permite registrar la venta sin necesidad de realizar el cobro inmediato, manteniendo un control contable preciso. En este artículo te explicamos en qué casos pueden aplicarse y cómo puedes crearlas paso a paso desde Hotelgest.

Para crear una factura a crédito solo hace falta encender la opción ¿Es crédito? En la pestaña de Información del panel lateral Agregar factura.

Una vez creada las facturas a crédito se ven en la reserva con letra azul y un mensaje indicando que esa factura fue "cerrada a crédito".

Cuando llegue el momento de indicarle al programa que esta factura finalmente recibió un método de pago y cambiarle el estado de "a crédito" a pagada, lo podemos hacer de dos maneras, dependiendo si la factura fue facturado a un particular o a una empresa.

Las facturas proforma son documentos informativos que simulan una factura final, pero sin valor fiscal ni contable. Son útiles para enviar presupuestos detallados o anticipar el importe de una reserva antes de emitir la factura definitiva. Si un huésped desea tener un resumen de los gastos o si quieres adelantar por correo electrónico los importes previstos para una reserva o un grupo, puedes generar una proforma. La información que sale en la proforma es exactamente la misma que sale en la factura, a diferencia que en lugar de decir Factura en el título del documento dice Proforma.

Las facturas de abono, también conocidas como rectificativas, se utilizan para corregir errores en una factura ya emitida o para devolver un importe facturado. Son necesarias para cumplir con los requisitos legales y contables cuando se necesita ajustar una factura anterior, ya sea por un cambio en el importe, la anulación de un servicio o una devolución. Para crear una factura de abono en Unified solo hace falta clicar en el botón de más acciones de la factura original y seleccionar la opción Abonar factura.

Al seleccionar esta opción, el programa creará la factura de abono automáticamente y habilitará los artículos que habían quedado deshabilitados al ser incluidos en la factura.