Introducción
En esta guía vamos a revisar el funcionamiento general de los artículos, como crearlo, insertarlos en las reservas y todas lo que necesitas saber sobre como funcionan en Unified.
Creación de artículos
Ante todo debemos crear nuestro listado de artículos para poder añadirlos a las reservas. Para esto debemos ir al menú principal de Unified y acceder a la opción Artículos que encontramos en el menú de configuración.
Una vez entramos a la pantalla de los artículos veremos la lista de todos los que ya existen, en el caso de que no exista ningún artículo en la cuenta entonces veremos una pantalla en blanco y para crear un artículo nuevo solo hace falta usar el botón +.
Para crear los artículos debemos rellenar todos los detalles de cada uno:
RESUMEN
Concepto: El nombre del artículo, esto se verá en la webapp y el motor de reservas aparte del PMS.
Descripción: La descripción del artículo, esto se verá en la webapp y el motor de reservas aparte del PMS.
IVA: El importe del IVA que lleva este artículo, se sumara al precio base.
Precio base unidad: El importe del artículo sin el IVA.
Precio final unidad: El importe final del artículo, incluyendo el IVA.
Tipo de Pago: Determina como se generan los artículos en una reserva.
Precio por día - Genera el artículo, con su precio final, para cada día de la reserva a la que se añade el artículo. Se puede modificar esta cantidad de en el momento de instalarlo en la reserva desde Unified.
Precio por persona/día - Genera el artículo, con su precio final, una vez. Se puede modificar esta cantidad de en el momento de instalarlo en la reserva desde Unified.
Precio por persona - Genera el artículo, con su precio final, una vez. Se puede modificar la cantidad de artículos en el momento de instalarlo en la reserva desde Unified.
Precio por reserva - Genera el artículo, con su precio final, una vez para toda la reserva. NO se puede modificar la cantidad de artículos en el momento de instalarlo en la reserva desde Unified.
Asociar a una habitación: Con esta opción se habilita el artículo en cuestión para diferentes habitaciones. Si no hay ninguna habitación seleccionada, no se podrá añadir el artículo a ninguna reserva.
Añadir al informe de regímenes: Permite añadir los artículos al informe de regímenes. Muy útil en el caso de ofrecer comidas por fuera de un régimen alimenticio de una reserva. Usando esta opción permitimos contabilizar los artículos de cada comida en el informe de regímenes y así tener en cuenta la cantidad de desayunos/comidas/cenas totales para cada día.
Ocultar del motor de reservas: Al encender esta opción no se mostrará el artículo en el "Mejora tu estancia" del motor de reservas de Hotelgest
Ocultar de la WebAPP: Al encender esta opción no se mostrará el artículo en el "Mejorar mi estancia" del motor de reservas de Hotelgest
Poder editar precio antes de insertar el artículo: Permite editar el precio
Incluir como producto gratuito en el motor de reservas: Añade el artículo automáticamente a todas las reservas que se hagan a través del motor de reservas y añade el total del artículo al total de la reserva.
CATEGORÍA
Desde aquí podrás definir que categoría le quieres asignar al artículo, muy útil en el momento de revisar el informe de artículos, ya que existe una columna en dicho informe con esta información. Las categorías se pueden gestionar desde aquí mismo para crear nuevas, editar o eliminar categorías existentes.
IMAGEN
Te permite añadir una foto que se verá en Unified en el momento de insertar el artículo en la reserva, próximamente también lo veremos en el motor de reservas y la webapp de Hotelgest.
CONTABILIDAD
La contabilidad de cada artículo define a que cuenta contable irá la información al realizar un ejercicio contable dentro de Hotelgest o la exportación a uno de nuestros partners de contabilidad.
Insertar los artículos a las reservas
Para insertar los artículos en una reserva solo hace falta usar el botón de + que encontramos en la reserva en el apartado de Artículos:
En la primera pestaña vemos la lista de todos los artículos que existen en nuestra cuenta o podemos buscar y seleccionar que artículo deseamos añadir a la reserva.
Una vez que hayas hecho la selección del artículo podemos definir algunos detalles sobre el mismo:
Tipo de descuento - permite aplicar un descuento Fijo o de Porcentaje, luego introducimos el valor deseado para el descuento.
Fecha de inicio y Fecha de finalización - muy útil para los productos/servicios que se facturan por día, como mínimo se debe indicar el rango de un día (noche) para generar el importe indicado en el botón de guardar.
Hora de inicio - es solo informacional y permite apuntar una hora en la que se presenta el producto/servicio.
Usando el botón de guardar introducimos el producto en la reserva.