Las agencias actúan como intermediarios entre los clientes individuales y el hotel, facilitando la reserva de habitaciones, servicios adicionales y la planificación de viajes.
Cuando una agencia de viajes trabaja con un recepcionista de hotel que utiliza un PMS, el flujo de trabajo generalmente se divide en varias etapas. Estas etapas incluyen:
Solicitud de reserva: La agencia de viajes contacta al recepcionista para solicitar una reserva de habitación en nombre de su cliente. Proporcionan detalles específicos como las fechas de llegada y salida, el tipo de habitación requerida y cualquier requisito especial. Se puede simular la creación de una reserva para obtener el precio, al momento de crearla puedes marcar la opción de Agencia (Opción disponible únicamente en Unified - En el panel tendrás que marcar la opción de "Reserva de empresa"). Lo que permite marcar esta opción es que de manera automática se asocia la agencia a la reserva. En el panel debemos modificar el origen de la reserva y luego ajustar el precio, según lo acordado con la agencia en cuestión.
Verificación de disponibilidad y cotización: El recepcionista usa el PMS para verificar la disponibilidad de habitaciones en las fechas solicitadas. También genera una cotización que incluye el coste de los servicios solicitados por la agencia de viajes o el cliente. En la versión 3.7 de Unified se carga la tarifa según el origen que hayas definido al crear la agencia en Informes - Empresas, bajo la pestaña de Preferencias. Tener en cuenta que también se puede generar una reserva tentativa, esta prestación de Hotelgest puede ser muy útil para las agencias también. Si utilizamos esta prestación para una reserva de una agencia, debemos tener en cuenta que la información de la reserva (sobre todo el email) deberá ser la de la agencia y no la del huésped final.
Confirmación de reserva: Una vez que la agencia de viajes aprueba la cotización, el recepcionista procede a realizar la reserva formalmente en el PMS. Esto involucra ingresar los detalles del cliente, la información de contacto y cualquier otro requisito específico del cliente. En el caso de haber creado una reserva tentativa en el paso previo, de modo que o bien se cancela automáticamente al llegar el día y la hora definida cuando se ha creado, o bien, se confirma automáticamente cuando la agencia pague a través de la webAPP con el enlace que le ha llegado automáticamente en el correo de confirmación de reserva tentativa.
Check-in y estancia: Del mismo modo que la agencia ha pagado la reserva usando la webAPP, ese mismo enlace podría usarse para completar el check-in online. Si la agencia no quiere que el huésped vea el precio, puedes marcar la opción de "Ocultar precio" en Editar reserva. Adicionalmente, se puede escanear usando nuestra app cuando el cliente llega al hotel. Esto implica verificar la identificación del cliente, proporcionar las llaves de la habitación si es que no se hace uso de nuestro sistema de recepción autónoma y brindar cualquier información adicional sobre los servicios y comodidades del hotel.
Facturación y check-out: Al final de la estancia, el recepcionista utiliza el PMS para generar una factura detallada de los servicios utilizados por el cliente durante su estancia. Esto puede incluir servicios adicionales, como comidas, transporte o excursiones reservadas a través de la agencia de viajes. Como se creó la reserva escogiendo la agencia, al hacer la factura nos saldrán todos los datos de la misma. Se pueden utilizar opciones como pago a crédito y tener el control desde Informes - Empresas, y entrando en los detalles de la empresa/agencia podríamos ver los pagos a cuenta, lo que hay a crédito, las reservas generadas y muchos datos más tal como hemos visto en la captura anterior.
Finalmente, el recepcionista procesa el pago final y realiza el check-out del cliente.