Configura tus llaves digitales para que automáticamente se generen códigos cada mañana a las 8 AM. Se envían por e-mail automáticamente y aparezcan en la webAPP para ofrecer una entrada autónoma. Además, en el caso de recibir reservas con fecha de llegada el mismo día de la fecha de creación, también se crearán estos códigos automáticamente, aunque la reserva haya llegado posteriormente de las 8 AM.
Ten en cuenta que si la reserva se mueve de habitación o tipología, la llave por ahora NO se actualiza de manera automática.
Tipo de conexión
Hablamos de la conexión con las cerraduras TESA. Normalmente, solemos conectar las cerraduras Tesa SpyWireless, lo que permiten una abertura wireless y/o con PIN, sin necesidad de descargas ni de llaves o tarjetas RFID.
Si tienes una versión de TESA inferior a la 7.04 la conexión es directa a la API de TESA no funcionará y necesitarás instalar el Hotelgest Connector. Una solución antigua y que ya no damos soporte.
NOTA IMPORTANTE
DESPUÉS DE LA ACTUALIZACIÓN POR PARTE DE TESA A LA VERSIÓN 7.04 EL CONECTOR DE HOTELGEST NO ES NECESARIO Y POR ENDE HA SIDO DECLARADO OBSOLETO. HOTELGEST RECOMIENDA UTILIZAR LA VERSIÓN 7.04 O SUPERIOR PARA EL FUNCIONAMIENTO CORRECTO DE LA INTEGRACIÓN CON TESA.
Para los fabricantes de cerraduras que no están en la nube resulta casi imposible conectar un PMS pensado para la nube, de todos modos, hemos desarrollado una herramienta para conectarnos con estos proveedores y para ello nuestra nube necesita acceder a tu ordenador/servidor donde está instalado tu programa de cerraduras y enviarle órdenes. Esta herramienta también permite grabar llaves con un dispositivo (hardware) local en el caso de que sigas usando tarjetas RFID u otra tecnología de lectura, etc. . Para ellos hemos desarrollado Hotelgest Connector.
Lo primero que necesitas hacer es descargarte nuestro software que lo puedes encontrar sin ningún coste adicional aquí.
Una vez descargado, recomendamos dejarlo en el Escritorio, dentro de una carpeta, y abrirlo con clic derecho - Ejecutar como Administrador.
Primero debes escoger si usas Salto o Tesa, si usas otro sistema, dínoslo y podremos añadirlo al software sin grandes complicaciones.
Lo siguiente es configurar el software como localhost, ya que el software de Tesa/Salto está funcionando en ese mismo ordenador, no habrá ningún problema con que haga peticiones directas a esa misma IP.
Después tienes que preguntar a tu fabricante ( de las cerraduras) si tienes habilitado el puerto para PMS y en caso afirmativo, cuál es. De lo contrario, pedir que lo activen y que te digan el puerto. Normalmente, suele ser el 7779 o el 9999.
Finalmente, tendrás que abrir el puerto 18080 TCP/UDP a tu servidor/PC, que es lo que usará nuestra nube para comunicarse con hotelgest connector, el cual se conectará con el software de cerraduras y hará la magia.
Por último, falta que mapees las puertas entre TESA y Hotelgest, tal como explicamos aquí.
Una vez listo, solo faltará que nos des tu DynDNS o contactes con nosotros para instalarte uno en caso de que no lo tengas, el cual llevará un coste de 49 € al año. Finalizado este último paso, haremos las pruebas pertinentes y ya podrás:
Hacer tarjetas (llaves) desde cualquier dispositivo con el PMS, incluida la app móvil
Generar códigos PIN
Configurar que los códigos lleguen automáticamente por SMS o E-mail a los huéspedes el día de su llegada. (Incluso el PMS mandará las llaves a reservas que hagas para el mismo día)
Abrir puertas
Generar llaves digitales y enviarlas por SMS o E-Mail
Asociar puertas de habitaciones con cerraduras
Hay que "mapear" las puertas de Tesa con las habitaciones de Hotelgest.
1- Ir a Ajustes -> Tesa y rellenar los datos de URL (es la IP pública del hotel), operatorName y operatorPasword (estos datos los facilitará Tesa); seguidamente aparecerá la tabla con el id, name, ip...de todas las puertas que nos envía TESA.
Sobre todo verificar que el Firewall tiene configuradas correctamente las reglas que nos permitan acceder a su red (consultar nuestras IPS para configurar debidamente las reglas).
Asegurar que programa de TESA está activado y los puertos abiertos 18080 / 8181.
*Para saber que hemos puesto bien la URL, tiene que acabar con el número 8181. Todo el texto que viene después, sobra.
2- Ir a Ajustes -> Códigos de puerta, y añadir los datos que nos pide, el name, id...( estos datos los tienes en la pestaña de TESA, mirar la foto anterior)
pcode: Número del hotel en hotelgest
Code: "provider_id" que proporciona Tesa (ver pantalla Ajustes>Tesa)
Gateway: Solo se usa en el caso de tener habitaciones virtuales, si es así , aquí ponemos la puerta real que debe abrir la webapp (ver ejemplo pcode: 1742)
Nombre: "Name" que proporciona Tesa (ver pantalla Ajustes>Tesa)
Tipología: Seleccionar la puerta correspondiente del desplegable
Código PIN: dejar vacío
external URL: dejar vacío
public: "on" para puertas externas/públicas / "off" para puertas de habitación/privadas (las puertas públicas vencen igual que las puertas privadas. Aunque sea un acceso comunitario, como puertas de entrada generales, puertas de sección, ascensores, etc. Son de la propiedad, y por ende, si un huésped no tiene una reserva vigente, no tiene que acceder a las instalaciones del hotel, sean públicas o no). Si estás pensando en una puerta de Parking, en ese caso deberías crear un artículo escogiendo una hora de salida extendida para darle un tiempo de operativa más largo a esa cerradura en cuestión, aquí te explicamos como: Asociar cerraduras a artículos
inherit: dejar vacío
area: dejar vacío
keyOnly: on
Orden: dejar vacío
Con esto ya tenemos conectadas las habitaciones con el sistema de Tesa.
ÁREAS:
Si tienes varios apartamentos, ahora podemos seccionarlo por áreas.
El cuadrado rojo es un edificio, y el cuadrado azul es otro. Les ponemos nombre de color para entenderlo mejor; Al edificio rojo le saldrán las puertas del área 1 y al edificio azul, le saldrán las puertas del área 2.
Imagina que tenemos dos edificios conectados por una única recepción. Estipularíamos la puerta de entrada como pública para ambos. Pero supón que solo uno de ellos tiene SPA, solo las habitaciones de ese edificio deberían poder acceder al SPA, de modo que estipulando las áreas podríamos definir qué habitaciones tienen acceso a las puertas comunes (públicas). Las puertas públicas vencen igual que las puertas privadas.
Aunque sea un acceso comunitario, como puertas de entrada generales, puertas de sección, ascensores, etc. Son de la propiedad, y por ende, si un huésped no tiene una reserva vigente, no tiene que acceder a las instalaciones del hotel, sean públicas o no).
Si estás pensando en una puerta de Parking, en ese caso deberías crear un artículo escogiendo una hora de salida extendida para darle un tiempo de operativa más largo a esa cerradura en cuestión, aquí te explicamos como: Asociar cerraduras a artículos
Probar la conexión con TESA
Una vez mapeado, debes avisar a Hotelgest para activar la conexión, que lo activarán desde el ThirdPart.
Una vez configurado, deberemos de hacer pruebas, se pueden hacer de diferentes maneras:
Ir a una reserva y hacer Check-In. Editar --> Llaves --> escoger el tipo de apertura y enviar email. Con este email ir hasta la puerta para probar si abre.
Ahora podremos hacer el pin personalizado:
Podemos hacerlo en los detalles de la reserva, en llaves y en "Tecnología", y hacer click en "Código PIN".
Para poder hacerlo, hay que tener la versión de Tesa 7.4 o superior.
Otra forma de probar, desde el panel de Hotelgest, Ajustes -> TESA -> darle al botón de "abrir" de la habitación.
Resolución de incidencias con TESA
Cuando tenemos la conexión realizada entre Hotelgest y TESA y surge alguna incidencia, lo primero que tenemos que hacer es averiguar y saber de dónde viene el problema, si de Hotelgest o de TESA.
Para saberlo tenemos que ver:
Si el ordenador donde está el conector de Hotelgest está bien configurado y encendido, y el programa de TESA abierto. Puedes cerrar el conector y volver a encender y ejecutar como administrador.
También ver si los puertos están abiertos, los puertos son el 18080 TCP/UDP a tu servidor/PC, que es lo que usará nuestra nube para comunicarse con hotelgest connector, el cual se conectará con el software de cerraduras y hará la magia. El otro puerto que hay que revisar es el 8181 que se utilizará para la función de deslizar para abrir en la WebAPP del cliente.
Te facilitamos el siguiente enlace para que puedas comprobar el estado de los puertos: https://www.yougetsignal.com/tools/open-ports/
En esta ilustración utilizamos el puerto 80 como ejemplo donde puedes ver que está cerrado y debería estar abierto para que funcione.
Si todo está correctamente, el funcionamiento es el siguiente:
Hotelgest solicita el pin a TESA.
TESA envía el pin y se visualiza en la reserva del cliente.
Probar la integración de las cerraduras
Para probar la integración de las cerraduras puedes hacerlo creando una reserva y accediendo a la webAPP. Para saltar la validación del pago y el check-in online (en caso de que no quieras probarlo) puedes hacer el check-in desde el PMS, de este modo a efectos de la webAPP el huésped ya está in-house por lo que te aparecerá la página de llaves automáticamente. Si no te aparece la página de llaves, pero ves el ícono de llaves en el menú inferior, es que tu reserva no es para entrar hoy y, por tanto, la webAPP te ha llevado a la sección de inicio. Si, en cambio, ni siquiera te aparece la sección de llaves, es debido a que un agente de soporte debe activarte la integración desde el thirdpart.
Tener en cuenta para las pruebas la hora del check-in configurada en el PMS, que la habitación esté inspeccionada y que el checkout de la reserva anterior esté realizado.
Una manera más sencilla es desde la propia app, ir al menú lateral y seleccionar puertas, de este modo, como eres el administrador podrás abrir cualquier puerta, ten en cuenta de las consecuencias de esto por si hay huéspedes dentro.
Recomendamos hacer pruebas desde la webAPP creando una reserva ficticia y por último terminar de configurar el funcionamiento de la integración desde la pantalla de Ajustes, abajo de todo desde el siguiente apartado:
Revisa las opciones de Ajustes para escoger preferencias de envío. Ten en cuenta que si en el campo de "Enviar llave a:" eliges otra opción diferente a "App" el cliente recibirá un e-mail con el código de entrada si tu cerradura lo permite y la integración que tenemos también. Esto puede ser contraproducente, ya que si el cliente tiene el código generado podrá entrar sin que la habitación esté inspeccionada o bien la reserva totalmente pagada. Si, en cambio, eliges la opción de "App", le llegará un enlace a la webAPP donde se verífica que se cumplan todas las condiciones: Habitación inspeccionada + 100% pagado, de no ser así, aparecerá que aún no está pagado y ofrecerá la opción de pagar, y que aun la habitación no está inspeccionada.
**Tener en cuenta para las pruebas la hora del check-inº configurada en Hotelgest y que la habitación esté lista para ocuparse (checkout anterior realizado).
Adicionalmente, para TESA, puedes problaro de otra manera, desde el panel de Hotelgest, Ajustes -> TESA -> darle al botón de "abrir" de la habitación.
Ten en cuenta que si generas un PIN a futuro en el caso de TESA se reemplazará el PIN actual y el cliente se quedará fuera de la habitación, esto es una limitación de TESA. De todos modos no tiene sentido hacer PIN a futuro ya que el PMS los genera automáticamente y recomendamos hablar con el fabricante para preguntas de la cerradura.
En el caso que no hayamos podido crear el código PIN lo verás presentado en el listado de errores del Dashboard con el nombre de Error Provider PIN Generator. Este error quiere decir que no se ha podido crear la el PIN para esa reserva.