Crear una reserva es muy sencillo, hay dos opciones.

Hacemos clic en crear reserva y el sistema automáticamente abrirá una ventana con la fecha de llegada y salida automáticamente establecida y la habitación seleccionada. ​ 2. Usando el botón de crear reserva situado en la parte derecha del calendario.
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2. Usando el botón de crear reserva situado en la parte derecha del calendario. 

Ahora podemos incluso cambiar de habitación o asignar otra tarifa, como la media pensión, 4 personas, etc. en función de lo que tengamos configurado en el sistema. Ten en cuenta que te dejamos escoger habitaciones que tengan un cierre temporal, es decir, que estén bloqueadas o incluso cerradas mediante restricción. El PMS es flexible, aunque nosotros tengamos habitaciones bloqueadas, sea por obras, fugas de agua, etc., puede haber muchos motivos internos por los cuales queramos recibir reservas, por eso te deja crear reservas, pero te indica que está cerrado --Closed--.

Ahora solo nos falta rellenar los campos obligatorios, marcados en rojo como campos obligatorios. Los campos obligatorios se definen en Ajustes.

Donde pone unidades, puedes elegir tantas habitaciones como necesites, por ejemplo si es un grupo que necesita dos habitaciones, escogerías dos unidades, a continuación, la ocupación, el régimen y la política. Si quieres añadir otra tipología a esta reserva, después de darle al botón de Añadir, escoge del desplegable la tipología deseada y repite el proceso.

Por defecto nos aparece el precio total según el precio que hayamos estipulado en las tarifas, con opción de añadir un código promocional, cambiar el total o incluso cambiar el precio por noche manualmente, sobreescribiendo así el precio de la tarifa. Para ello, tendremos que hacer clic, o bien en la casilla del precio o en el icono de la gráfica, para que aparezca el desplegable por noche.

Si de lo contrario quieres aplicar un descuento, puedes escribirlo en el campo de descuento, al usar esta función, no podrás editar el precio por noche.

Si el precio establecido es inferior al mostrado, el precio original saldrá tachado en la confirmación de reserva, justo al lado del precio final asignado. De este modo el cliente verá que se ha aplicado un descuento.

Por último, pulsamos el botón de Añadir.

Si queremos añadir habitaciones con diferente tipología, después de añadir las anteriores habitaciones, podemos hacerlo repitiendo el proceso anterior y así sucesivamente hasta tenerlas todas.

Para cambiar el rooming, - el nombre de los huéspedes a las reservas de grupo - debemos darle al botón de Ver rooming y rellenar el nombre del huésped.

Para asociar la reserva a una empresa puedes marcar el check de Reserva de empresa, escribir el nombre de la empresa o agencia, si ya existe en el sistema cuando empieces a escribir ya aparecerá, si no escribirla por primera vez.

Por defecto, la opción de enviar justificante viene marcado, podemos desactivarlo si no queremos que el cliente reciba el correo de justificante. El justificante se envía en el idioma que hayamos escogido a la hora de crear la reserva.

Podemos cambiar el idioma en Detalles - Editar (icono del lápiz), hay que tener en cuenta que hará falta configurar los nombres y descripciones de las habitaciones, así como las políticas en todos los idiomas.

Si después de crear la reserva, en detalles, le volvemos a enviar el justificante, se recibirá lo mismo que ya le hemos enviado.

Tener en cuenta que existe la posibilidad de visualizar esta pantalla de 2 maneras V1 y V2 y esto se puede modificar desde el apartado de + Avanzado:

Si usamos la V1 veremos las tarifas de la siguiente manera:

Mostrando la ocupación, régimen, política y precio agrupados en un mismo selector.

Si usamos la V2 veremos las tarifas de la siguiente manera:

Mostrando un desplegable para cada selector de ocupación, régimen, política y precio. Esto permitirá crear reservas en paridad usando la cantidad de personas mínima que existe para esa tipología, aunque esa tarifa realmente no exista en el programa.

Hotelgest cuenta con la posibilidad de crear segmentos que permiten adaptar las estrategias de marketing y servicios de manera más efectiva a las necesidades específicas de diferentes grupos de huéspedes. La segmentación de clientes no solo mejora la experiencia del huésped, sino que también contribuye a la eficiencia operativa y al éxito a largo plazo del hotel.

Cuando estés creando o editando la información de una reserva, en el apartado Segmento verás un desplegable con todos los segmentos creados en tu cuenta. Si quieres añadir un segmento nuevo, solo tendrás que escribir el nuevo segmento y pulsar ENTER. El sistema automáticamente creará el nuevo segmento y lo añadirá a la reserva en cuestión.

Un ejemplo muy claro de como podemos hacer servir esta prestación sería crear un segmento de "lista negra". Si a un cliente le has asignado este segmento, cuando vuelva a solicitar una reserva o se identifique ante el hotel con el mismo nombre, aparecerá el segmento de lista negra informando al hotelero que esa persona no es bienvenida nuevamente en nuestro establecimiento.

Tener en cuenta también existe el Informe de clientes con una columna de Segmentos que te permitirá filtrar a los clientes por segmento, al identificar y comprender los perfiles y preferencias de los clientes, el hotel puede personalizar sus ofertas, desde promociones hasta experiencias en el lugar, mejorando así la satisfacción del cliente y fomentando la fidelidad.

Además, la segmentación facilita la optimización de recursos, ya que el hotel puede enfocar sus esfuerzos y recursos en los segmentos más rentables, maximizando así el retorno de inversión y fortaleciendo la posición competitiva en el mercado hotelero.

Una reserva de tentativa es una reserva que caduca. A la hora de crear una reserva en la parte inferior de la ventana tienes una opción para escoger la fecha máxima de confirmación posible y la hora. Esta fecha está limitada al día de check-in.

Si el cliente paga desde la webAPP, automáticamente se confirma la reserva. O bien puedes confirmarla tú mismo haciendo clic derecho en el calendario.

Si llegada la fecha, el cliente no ha confirmado, tanto el cliente como el hotelero reciben un e-mail avisando que la reserva ha caducado y la disponibilidad correcta se envía al Channel Manager.

Estas reservas en tentativa las podremos ver listadas en informes de reservas junto con su fecha de caducidad.

En la parte inferior encontrarás como última opción poder establecer el origen, normalmente suele ser recepción, pero en ocasiones se reciben reservas de agencias ajenas o cajas de regalo. Si estableces aquí este origen, podrás ver en “Informes – Origen” información muy útil diferenciada por el origen de cada reserva. Además, también es posible editarlo en detalles de la reserva. Dentro de detalles - Click en el lápiz de la barra de herramientas.

Si en el panel ajustas el Zoom del planning al mínimo automáticamente se cargará el planning por horas, esto es una prestación en beta y que no se migrará a Unified por ahora. Al trabajar con este nivel de Zoom, aparecerá la opción de escoger la hora de llegada y salida en la ventana de crear reserva. Esta opción no tiene un ajuste para activarlo o desactivarlo, debido a que solo aparece si se ha ajustado el Zoom al mínimo y además el propio panel te aviso que está cambiando a formato hora.