Introducción
SES.HOSPEDAJES ya es una realidad. Este portal sustituye a Hospederías de la Guardia Civil y WebPol/E-HOTEL, el equivalente de la Policía Nacional. Esta nueva plataforma, habilitada por el Ministerio del Interior, centraliza el registro de viajeros y facilita el cumplimiento de las obligaciones legales según el Real Decreto 933/2021.
Este manual tiene como objetivo guiarte en el proceso de integración de SES.HOSPEDAJES con el PMS Hotelgest, así como proporcionar información esencial sobre su funcionamiento.
¿Qué es SES.HOSPEDAJES?
SES.HOSPEDAJES es la nueva plataforma habilitada por el Ministerio del Interior para que las personas físicas o jurídicas puedan cumplir con las también nuevas obligaciones de registro documental y envío de información sobre los huéspedes, tipificadas en el Real Decreto 933/2021 y llevadas a cabo mediante el envío del parte de viajeros.
Actualmente, los anfitriones aún pueden utilizar las antiguas plataformas de la Guardia Civil y Policía Nacional para enviar un total de nueve datos sobre cada huésped, tal y como establece la Ley de Seguridad Ciudadana de 2015.
Sin embargo, este método tiene fecha de caducidad, y es que estos portales serán unificados en uno solo, que, como ya habrás adivinado, es SES.HOSPEDAJES.
¿Cuándo debo empezar a usar SES.HOSPEDAJES?
Según la información enviada mediante una circular del Ministerio la cual establece el periodo de transición a SES.HOSPEDAJES la misma se estipula, a partir del 2 de diciembre de 2024.
¿Cómo darse de alta en SES.HOSPEDAJES?
Antes de empezar a utilizar SES.HOSPEDAJES, deberás contar con un certificado digital, Cl@ve o DNI electrónico en vigor, pues, de lo contrario, no podrás acceder a la plataforma. Asimismo, deberás tener instalado en tu ordenador el programa Autofirma.
Pasos para el registro:
1. Accede a la web de SES.HOSPEDAJES
Si tienes problemas para acceder en Chrome, utiliza Firefox.
Si la página de SES.HOSPEDAJES está dando error en Chrome, te recomendamos que hagas todo el proceso en un navegador Firefox.
En la página principal, selecciona “Acceso al registro de establecimientos y entidades” y haz clic en el ícono de arroba para elegir el método de identificación.
2. Registra tu alojamiento
Selecciona “Registro” y haz clic en “Rellenar formulario”.
Completa la información sobre tu alojamiento y tus datos de contacto.
Importante: Marca la casilla “Envío de comunicación por servicio web” para que el envío de datos se haga de forma automática.
IMPORTANTE
Marcar la casilla de Envío de comunicación por servicio web para que el envío se haga forma automática.
Tras completar el registro, recibirás un correo con tu número de registro, código de arrendador y código de establecimiento. También recibirás un set de credenciales que te permitirá acceder sin necesidad del certificado digital o DNIe.
Antes de seguir, comprueba que puedes entrar sin ningún problema al SES sin el certificado digital. Acceso al SES.
Una vez que hayas entrado al SES verás esta página.
Vincular el SES al PMS
Accede a la Store del PMS
En la categoría de Check-in autónomo verás la integración llamada "Hospederías"
Pulsa en el lápiz y escribe el usuario y contraseña con el que iniciaste sesión en el SES en el paso previo. Deja los campos de Código arrendador y Código establecimiento en blanco
Pulsa el botón de "Listado de Códigos"
En este ejemplo tenemos un usuario asignado a tres unidades alojativas distintas (Apartamentos u Hoteles)
Copia el código arrendador y establecimiento y pégalo en la parte superior, justo debajo de tu contraseña y guarda.
Si tienes diferentes pcodes (cuentas de hotelgest) deberás poner en cada pcode su código de arrendador y establecimiento correcto.
Si gestionas apartamentos, pulsa sobre el botón de "Avanzado" y podrás definir lo mismo por cada tipología que tengas en el apartamento. Ten en cuenta que este paso solo es necesario rellenarlo si varían de los datos que pusiste en el paso 3 y 6.
¿Cómo registrar viajeros en SES.HOSPEDAJES?
El envío de los partes de viajeros se realiza de forma automática a través del PMS Hotelgest, sin necesidad de acceder directamente a SES.HOSPEDAJES. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el SES ahora requiere nuevos datos. Por lo tanto, debes asegurarte de estar utilizando la versión 3.9.1 o superior de la APP Hotelgest o trabajar a través de la versión web en app.hotelgest.com.
Es relevante mencionar que esta integración no está disponible en el panel tradicional, ya que estamos desarrollando una nueva actualización completamente reescrita desde cero. Por este motivo, te recomendamos llevar a cabo todas tus operaciones desde Unified, ya sea desde la APP o directamente en app.hotelgest.com en tu ordenador.
Para gestionar tareas de backoffice, como la configuración de tarifas, informes, guías para la webAPP y otras configuraciones avanzadas, deberás utilizar temporalmente panel.hotelgest.com, hasta que la nueva versión esté completamente implementada.
Integración de SES.HOSPEDAJES en el PMS Unified by hotelgest
Icono del SES y leyenda de colores:
• En el PMS Hotelgest, el ícono del SES aparecerá si tienes configuradas las credenciales necesarias en la Store. Que si has llegado hasta aquí siguiendo los pasos, lo tendrás.
• El ícono indica el estado del envío con los siguientes colores:
Naranja: Envío pendiente.
Rojo: Error en el envío.
Verde: Envío exitoso.
Puedes pulsar en el ícono para ver más información, incluyendo los mensajes de error para que puedas corregir la información y volver a enviarlo pulsando la flecha verde.
Envío de datos al SES:
Al SES hay que enviar el registro de la reserva y el registro de los huéspedes.
Los datos del registro de la reserva se envían en los siguientes momentos:
Al crear una nueva reserva.
Al confirmar una reserva después de que haya estado en estado de tentativa
Al reactivar una reserva
Y se cancela el envío de los mismos en estos momentos:
Al cancelar la reserva
Al expirar una tentativa
El registro de los huéspedes se envían en el momento de hacer el check-in, ten en cuenta que no se envía la información del titular, únicamente la de los huéspedes. Desde el ícono de editar reserva en Unified lo podrás ver con facilidad.
Registro en la herramienta del SES:
El registro del SES puede visualizarse en la barra de herramientas y en el historial de cambios, tanto en la versión web de Unified como en la APP nativa para iOS, iPadOS y Android.
La herramienta del SES es dinámica y permite:
Cancelar registros (ícono de papelera).
Visualizar la petición realizada al SES. (ícono de código <>)
Ver mensajes de error y reintentar el envío si es necesario.
Cancelaciones y modificaciones:
Si se cancela una reserva, el registro en SES también se cancela automáticamente y el ícono del muñeco cambiará a color amarillo.
En caso de cambios en la cantidad de huéspedes antes del check-in, recepción puede cancelar y reenviar el registro usando el ícono de papelera. Sin embargo, el sistema actualizará automáticamente el envío durante el check-in.
Conclusión
La integración de SES.HOSPEDAJES en el PMS de Hotelgest simplifica y automatiza el proceso de registro y envío de información de huéspedes, garantizando el cumplimiento de las normativas legales vigentes. Asegúrate de seguir los pasos mencionados para registrar correctamente tu establecimiento y facilitar el envío de partes de viajeros.
Recuerda que para que puedas trabajar deberás tener al menos la versión 3.9.1 de Unified, que se publicará a finales de septiembre.