Hotelgest cuenta con varias plantillas de emails para agilizar la comunicación con los huéspedes. Algunas son automáticas y otras se pueden ejecutar desde la reserva, todo depende de lo que estemos buscando comunicar.
Para encontrar las plantillas disponibles en Hotelgest primero debemos acceder a Ajustes -> Plantillas
Una vez aquí encontraremos en el primer menú todos los correos disponibles:
Dentro de la lista de las plantillas encontramos tanto las automatizadas como las que debemos ejecutar de forma manual:
Enviar Factura
Nueva reserva - correo administración
Post estancia
Nueva reserva - correo cliente
Recordatorio de reserva
Cancelar reserva - correo cliente
Envío de llave
Cancelar reserva - correo administración
Tentativa
Check-in online / webAPP huésped
Los campos que puedes usar, si necesitas alguno, los tienes al final de la página de cada plantilla.
Las automáticas para los huéspedes
Nueva reserva - correo cliente: Se envía en el momento que se crea o recibe una nueva reserva.
Cancelar reserva - correo cliente: Se envía en el momento de cancelar o recibir una cancelación de reserva.
Recordatorio de reserva: Se envía X cantidad de días antes de la reserva según lo indicado en ajustes de emails.
Post estancia: Se envía X cantidad de días antes de la reserva según lo indicado en ajustes de emails.
Envío de llave: Si tienen el proceso de pre check in activado con cerraduras integradas, se envía a las 8:00 de la mañana a todas las llegadas de ese día.
Las automáticas para el hotelero
Nueva reserva - correo administración: Se envía al correo indicado en Ajustes> Datos de la cuenta en el momento que se crea o recibe una nueva reserva.
Cancelar reserva - correo administración: Se envía al correo indicado en Ajustes> Datos de la cuenta en el momento de cancelar o recibir una cancelación de reserva.
Las manuales para los huéspedes
Nueva reserva - correo cliente
Recordatorio de reserva
Envío de llave
Post estancia
Enviar Factura
Todas las manuales se envían desde la reserva usando el icono de email:
Para cada confirmación y cancelación de reserva tenemos un email que lo registra o no dependiendo de varios factores. En este artículo vamos a explicar este funcionamiento y las opciones que tenemos para personalizar el mismo.
Por defecto, los emails de confirmación funcionan de la siguiente manera.
Para reservas efectuadas a través del motor de reservas de Hotelgest:
Hotelgest envía confirmación al cliente - SI
Hotelgest envía confirmación a la propiedad - SI
Para las reservas efectuadas directas en Hotelgest:
Hotelgest envía confirmación al cliente - SI
Hotelgest envía confirmación a la propiedad - NO
Para las reservas recibidas a través de un partner de conectividad (Channel Manager):
Hotelgest envía confirmación al cliente - NO
Hotelgest envía confirmación a la propiedad - NO
Reservas canceladas
Para cancelar reservas, siempre nos saldrá este mensaje antes de cancelarla.
Solo se enviará la cancelación para las reservas directas o del motor.
Hotelgest envía confirmación a la propiedad - SI
Para las reservas canceladas a través de un partner de conectividad (Channel Manager):
Hotelgest envía comprobante de cancelación al cliente - NO
Hotelgest envía comprobante de cancelación a la propiedad - NO
(Tener en cuenta que si se cancela una reserva antes de que se cancele en el canal de venta en Hotelgest aunque haya llegado por un channel manager, entonces sí tendrán la opción de enviarle un correo al huésped).
Ahora vamos a revisar como podemos personalizar las opciones, en ajustes dentro del apartado de "Detalles de reserva" encontramos las siguientes opciones:
Esto hace referencia a la información de arriba cuando vemos un * indicando que es un ajuste personalizable.