Introducción
El importador de reservas de Hotelgest permite trasladar fácilmente las reservas existentes de un alojamiento al sistema. Esta herramienta resulta especialmente útil durante la fase inicial de configuración de la cuenta o cuando una propiedad comienza a utilizar Hotelgest por primera vez. Importar las reservas activas garantiza que el calendario del PMS refleje correctamente la ocupación real del alojamiento desde el primer momento. De esta manera, se evitan errores de disponibilidad, posibles sobreventas y se facilita una transición ordenada desde el sistema anterior a Hotelgest.
¿Cómo acceder?
Lo primero que debemos hacer es acceder a la página del importador y en el caso de tener un usuario multi-propiedad asegurarnos de seleccionar la propiedad a la que vamos a hacer la importación desde el desplegable del lateral superior izquierdo.
Una vez tengamos la cuenta correcta en el desplegable podemos acceder al módulo de importación de reservas haciendo clic sobre el bloque de reservas.
Subir archivo
Una vez dentro del apartado de Reservas podemos descargar la plantilla de Excel para rellenar y subir en esta misma pantalla arrastrando el archivo sobre el bloque que lo indica o seleccionando un archivo. Al final de esta guía encontrarás el excel adjunto para ya tenerlo descargado y poder revisar las columnas.
Importante no modificar el nombre de la pestaña Data ni las cabeceras de las columnas ya que esa es la información que usamos para identificar los datos necesarios y realizar la importación correctamente.
Mapeo
Antes de entrar en los detalles de cada columna y que datos debemos rellenar en cada casilla hay que tener en cuenta que el siguiente paso (luego de subir el Excel) será un mapeo de datos. Esto significa que la información que rellenes en las columnas 1, 2, 3, 4, 12, 13, y 17 tendrán que ser mapeadas con la información de la cuenta de Hotelgest. Por ejemplo si en tu Excel la tipología se llama doble pero en Hotelgest la hemos creado como Habitación Doble, en este segundo paso tendrás que indicarlo en el proceso de mapeo para que el importador pueda crear la reserva en la Habitación Doble cada vez que tu Excel indica doble. De esta forma, puedes usar el mismo excel que seguramente hayas exportado de otro programa y realizar este proceso de forma más eficiente y efectiva.
Columnas
1. Tipología (obligatorio, TEXTO): Indica el tipo de unidad reservada (por ejemplo: Apartamento 1 dormitorio, Doble estándar).
2. Nombre de la unidad (opcional, TEXTO): Especifica el nombre concreto de la unidad asignada si aplica (por ejemplo: Apartamento 2B, Habitación 101).
3. Estado (obligatorio, TEXTO): Define el estado de la reserva (por ejemplo: Confirmada, Pendiente, Cancelada).
4. Origen (obligatorio, TEXTO): Indica el canal por el que se ha recibido la reserva (por ejemplo: Booking, Web, Teléfono).
5. Localizador (opcional, TEXTO): Introduce el identificador o referencia de la reserva en el canal de origen (por ejemplo: ABC12345).
6. Fecha confirmación (obligatorio, FECHA): Fecha en la que se confirmó la reserva (por ejemplo: 2024-01-15).
7. Fecha llegada (obligatorio, FECHA): Fecha de entrada del huésped (por ejemplo: 2024-02-01).
8. Fecha salida (obligatorio, FECHA): Fecha de salida del huésped (por ejemplo: 2024-02-05).
9. Adultos (obligatorio, NÚMERO ENTERO): Número de adultos incluidos en la reserva (por ejemplo: 2).
10. Niños (opcional, NÚMERO ENTERO): Número de niños incluidos en la reserva (por ejemplo: 1).
11. Bebés (opcional, NÚMERO ENTERO): Número de bebés incluidos en la reserva (por ejemplo: 1).
12. Régimen (obligatorio, TEXTO): Indica el régimen contratado (por ejemplo: Solo alojamiento, Desayuno incluido, Media pensión).
13. Política (obligatorio, TEXTO): Especifica la política de la reserva (por ejemplo: No reembolsable, Cancelación gratuita).
14. Importe total (obligatorio, NÚMERO): Importe total de la reserva (por ejemplo: 450.00).
15. Importe pagado (opcional, NÚMERO): Importe que ya ha sido abonado por el cliente (por ejemplo: 100.00).
16. Comisión (opcional, NÚMERO): Comisión asociada a la reserva, normalmente de canales externos (por ejemplo: 45.00).
17. Método de pago (condicional, TEXTO): Indica el método de pago utilizado siendo obligatorio si se ha informado un valor en “Importe pagado”. Cuando tengamos que mapear este dato tendrás que elegir entre los métodos de pago que estipula Hotelgest:
Crédito
Tarjeta de crédito
Tarjeta de crédito adicional
Efectivo
Amex
Pagaré
Paypal
TPV Virtual
Transferencia
Paycomet
Bizum
Otros
CashDro
Monei
Stripe
18. Peticiones (opcional, TEXTO): Incluye solicitudes especiales del huésped (por ejemplo: Cama doble, Llegada tardía).
19. Notas privadas (opcional, TEXTO): Información interna visible solo para el alojamiento (por ejemplo: Cliente VIP, Llamar antes de llegada).
20. Nombre (obligatorio, TEXTO): Nombre del huésped principal (por ejemplo: Juan).
21. Apellido (opcional, TEXTO): Apellido del huésped principal (por ejemplo: Pérez).
22. Nº de documento (opcional, TEXTO): Documento de identidad del huésped (por ejemplo: 12345678A).
23. Dirección (opcional, TEXTO): Dirección del huésped (por ejemplo: Calle Mayor 10).
24. Ciudad (opcional, TEXTO): Ciudad del huésped (por ejemplo: Barcelona).
25. Código postal (opcional, TEXTO): Código postal del huésped (por ejemplo: 08001).
26. Provincia (condicional, TEXTO): Provincia del huésped, obligatorio si el país es España (por ejemplo: Barcelona).
27. País (opcional, TEXTO): País del huésped (por ejemplo: España).
28. Teléfono (opcional, TEXTO): Teléfono de contacto del huésped (por ejemplo: +34600123456).
29. E-mail (opcional, TEXTO): Correo electrónico del huésped (por ejemplo: [email protected]).
30. Autorización marketing (opcional, SÍ/NO): Indica si el huésped autoriza el envío de comunicaciones comerciales indicando un Sí o No.
Revisión de datos
En este último paso simplemente debemos revisar que cada línea está correcta reflejando los datos de cada reserva que se va a importar. Debemos tener en cuenta que el importador va a crear una reserva en una habitación para cada línea, si hay reservas agrupadas recomendamos modificar el Localizador añadiendo un -01, -02 al final de cada localizador para poder agrupar las reservas fácilmente luego de tenerlas todas subidas.
Errores
SI el importador detecta errores los marca en color rojo y te permite hacer clic sobre la celda para corregirla.
Una vez corregidos todos los errores aparece la opción de Listo para guardar.
Al guardar nos confirma la cantidad de reservas que fueron subidas y nos da opciones para hacer una nueva importación o ver las reservas importadas en la cuenta (Informe de reservas).
