Configura tus llaves digitales para que, automáticamente, se generen códigos cada día a las 8:00 AM. Estos códigos se enviarán por correo electrónico de forma automática y aparecerán en la webAPP, facilitando una entrada autónoma para los huéspedes. En el caso de recibir reservas con fecha de llegada el mismo día de su creación, los códigos también se generarán automáticamente, incluso si la reserva se realiza después de las 8:00 AM.
Integración de Yacan Smart con Hotelgest
Para conectar Yacan Smart a Hotelgest, sigue estos pasos:
Accede a la Store de Hotelgest.
Haz clic en el apartado de “Cerraduras” y pulsa en el lápiz sobre “Yacan Smart”.
Importante: Ten en cuenta que, si una reserva cambia de habitación o de tipología, la llave no se actualizará automáticamente por el momento.
Conexión con el PMS
En la Store de Hotelgest, selecciona la opción “Yacan Smart”.
Haz clic en el botón “Conectar”.
Esto te redirigirá a la web de Yacan Smart, donde deberás ingresar tus credenciales de Yacan Smart (usuario y contraseña).
Pulsa el botón de "Autorizar" y automáticamente se cerrará la ventana y se vinculará al PMS.
Ahora verás la Store nuevamente. Vuelve a abrir la configuración de Yacan Smart pulsando sobre el lápiz de la Store. Ahora verás que se han rellenado los campos "Access Token" y "Refresh Token" automáticamente.
Selecciona la opción “Listado” para ver los códigos que permiten mapear las puertas.
Mapeo de puertas
Para crear y configurar las puertas en Hotelgest:
Ve a “Ajustes” > “Códigos de puertas” y haz clic en “Añadir”.
Rellena los campos que se muestran:
• Pcode: Número del hotel en Hotelgest. Rellenado automáticamente.• Code: Lo encontrarás en la Store de Yacan Smart en el apartado “Listado”. Ejemplo de código: lock_8f19020e54ee23118f47bc687917e694 (recuerda copiarlo sin los paréntesis).
• Gateway, Código PIN, External URL, Area, Orden: Déjalos vacíos.
• Nombre: Nombre de la puerta que se mostrará en la webAPP.
• Tipología: Selecciona la puerta correspondiente del desplegable.
• Tipo: Selecciona Yacan.
• Public: Marca “on” para puertas públicas (como entradas generales, puertas de sección o ascensores) y “off” para puertas de habitaciones privadas.
Verificación de la integración
Para esto sí que necesitaremos el usuario administrador. Justo donde hemos puesto el usuario y contraseña, hay un botón rojo que nos mostrará el listado de puertas, si hacemos clic veremos la información de las puertas y un botón de Open para cada cerradura.
Al hacer clic en el botón de Open observaremos como se abre la cerradura seleccionada.
Personalización de PIN y tiempos de validez
Es posible personalizar los PIN, que pueden ser de 4 a 6 dígitos, y ajustar los horarios de validez del mismo. Por defecto, los PIN son generados aleatoriamente y son de 4 dígitos, pero puedes cambiar estas opciones según tus necesidades.
En la pantalla de “Generar llave” dentro de la reserva, podrás modificar los campos como la hora de llegada y el PIN personalizado.
Probar la integración
Para probar la integración de las cerraduras:
Crea una reserva y accede a la webAPP.
Para evitar la validación de pago y el check-in online, puedes hacer el check-in desde el PMS. Esto hará que el huésped figure como “in-house” en la webAPP, y la página de llaves se mostrará automáticamente.
Si no ves la página de llaves, pero aparece el ícono de llaves en el menú inferior, significa que tu reserva no es para el día de hoy. En caso de que ni siquiera aparezca el ícono de llaves, un agente de soporte deberá activar la integración desde thirdpart.
Nota: Asegúrate de que la hora del check-in esté correctamente configurada en el PMS, que la habitación esté inspeccionada, y que el checkout de la reserva anterior se haya realizado.
Otra opción es probar la integración directamente desde la app. Accede al menú lateral y selecciona “Puertas”. Como administrador, podrás abrir cualquier puerta, pero ten en cuenta las implicaciones si hay huéspedes en las habitaciones.
Recomendaciones finales
Para garantizar un funcionamiento óptimo de la integración:
Realiza pruebas creando una reserva ficticia y probando la webAPP. Puedes abrirla desde la APP, dentro de los detalles de reserva, pulsando sobre el icono del teléfono móvil.
Configura las preferencias de envío en la sección de “Ajustes”. Si seleccionas una opción diferente a “App” en el campo “Enviar llave a:”, el cliente recibirá un correo electrónico con el código de entrada, siempre que la cerradura lo permita. Sin embargo, esto puede ser contraproducente si la habitación aún no está inspeccionada o la reserva no está completamente pagada.
Elige la opción “App” para enviar un enlace a la webAPP, donde se verificará que se cumplan todas las condiciones necesarias: habitación inspeccionada y pago completado. Si no se cumplen, aparecerá un aviso y se ofrecerá la opción de pagar o realizar la inspección.
En cuanto a Yacan Smart, puedes generar tantos PIN como necesites, a diferencia de otros fabricantes como TESA. Sin embargo, generar PIN a futuro no tiene mucho sentido, ya que el PMS los genera automáticamente.