Gestionar Roles de Usuarios en la Plataforma
Esta guía te ayudará a controlar quién accede a qué funcionalidades dentro de la plataforma. Aprenderás a crear roles personalizados con permisos específicos y a asignar estos roles a los usuarios, garantizando la seguridad y la eficiencia operativa. Es ideal para administradores de sistema y gerentes que necesitan organizar el acceso del personal.
Descripción general
La sección de Roles y Usuarios permite definir perfiles de acceso para cada miembro de tu equipo. Un rol es un conjunto predefinido de permisos que determinan las acciones que un usuario puede realizar y las secciones que puede visualizar. Se encuentra en el menú Ajustes > Configuración de cuenta > Roles y Usuarios. Su objetivo es simplificar la administración de permisos, evitando asignar cada permiso individualmente a cada usuario y asegurando que cada persona tenga solo el acceso necesario para su función.
Consultar permisos de roles existentes
Cuándo usarlo
Cuando necesitas entender qué acciones puede realizar un rol específico antes de crear uno nuevo o asignar a un usuario.
Antes de empezar
El rol de tu usuario debe ser Administrador o tener acceso al módulo de Configuración de cuenta y Roles.
Antes de crear un nuevo rol, es útil revisar los permisos de los roles ya existentes. Esto te permite comprender cómo se estructuran los accesos y te da una base para definir los permisos de tu nuevo rol de manera eficiente.
Pasos
En el menú principal accediendo a la opción de Ajustes seleccionamos la opción Configuración de cuenta.
En el menú de Configuración de cuenta, selecciona la opción Roles.
En la pantalla principal de Roles, haz clic en el botón Información de roles.
Se abrirá un panel lateral. Haz clic en el nombre del rol que deseas revisar, por ejemplo, Recepción.
Para ver los permisos detallados de un módulo específico, haz clic en su nombre, como Módulo dashboard. Puedes expandir y contraer cada módulo para ver los permisos específicos asociados a ellos.
Una vez que hayas revisado la información, haz clic en Cerrar en la esquina superior derecha del panel para volver a la pantalla de Roles.
Cómo saber que ha funcionado
Verás el detalle de los permisos habilitados o deshabilitados para el rol y módulo seleccionado.
Posibles dudas
¿Porque no veo la opción 'Información de roles'?
Asegúrate de tener los permisos de administrador o un rol con acceso a la gestión de roles.
Crear un nuevo rol personalizado
Cuándo usarlo
Cuando necesitas definir un perfil de acceso con permisos específicos que no están cubiertos por los roles predefinidos del sistema.
Antes de empezar
El rol de tu usuario debe ser Administrador o tener acceso al módulo de Configuración de cuenta y Roles.
La creación de un rol personalizado te permite adaptar los accesos de tu equipo a las necesidades exactas de cada puesto. Puedes empezar desde cero o usar un rol existente como plantilla para agilizar el proceso.
Pasos
Desde la pantalla principal de Roles, haz clic en el botón Añadir rol.
En el desplegable, puedes elegir Nuevo en blanco para empezar desde cero, o seleccionar un rol existente como plantilla, por ejemplo, Nuevo desde Recepción.
En el campo Nombre, escribe el nombre que identificará a tu nuevo rol, por ejemplo, "Prueba".
Haz clic en el campo Permisos*, que mostrará el número de permisos seleccionados, para abrir la lista de configuración.
Desplázate por la lista de permisos disponibles. Cada permiso tiene una casilla que puedes marcar (habilitar) o desmarcar (deshabilitar).
Para restringir una acción, desmarca la casilla correspondiente. Por ejemplo, desmarca Eliminar artículo si no quieres que este rol pueda eliminar artículos.
Continúa revisando y ajustando los permisos según las necesidades del rol, como Editar y mover, Eliminar tarea, Eliminar proforma o Enviar WhatsApp.
Una vez que hayas configurado todos los permisos deseados, desplázate hasta el final del panel y haz clic en el botón Guardar.
Cómo saber que ha funcionado
El panel de creación de rol se cerrará y verás el nuevo rol listado en la pantalla principal de Roles, con el nombre que le has asignado.
Posibles dudas
¿Qué hago si el nombre del rol ya existe?
Cada rol debe tener un nombre único. Elige un nombre diferente o edita el rol existente si es lo que necesitas.
¿Porque no puedo guardar el rol?
Asegúrate de haber introducido un Nombre para el rol y de que no haya campos obligatorios sin rellenar.
¿Porque el rol no aparece en la lista después de guardar?
Refresca la página. Si el problema persiste, verifica tus permisos de usuario o contacta con soporte.
Editar y eliminar roles
Asignar un rol a un usuario
Cuándo usarlo
Cuando necesitas dar acceso a una nueva persona a la plataforma y asignarle un conjunto específico de permisos a través de un rol.
Antes de empezar
Tener un rol creado (o usar uno existente) para asignar al usuario.
Permisos de administrador para gestionar usuarios y roles.
Una vez que tienes los roles configurados, el siguiente paso es asignar este rol a un usuario. Se le puede asignar un rol a un usuario existente o a un usuario nuevo.
Pasos
En el menú de la pantalla de Configuración de cuentas haz clic en la opción Usuarios.
Para asignarle un rol a un usuario existente haz clic en los 3 puntos verticales de más acciones y selecciona la opción Cambiar rol, verás un desplegable con todos los roles que puedes elegir incluyendo el que acabas de crear, selecciona el rol deseado y confirma el cambio usando el botón de Guardar usuario.
Para asignarle un rol a un usuario nuevo, en el campo Rol, haz clic para abrir el desplegable y selecciona el rol que deseas asignar al nuevo usuario, por ejemplo, el rol Prueba que acabas de crear.
Si es necesario, activa la opción Restringir unidades visibles y selecciona las unidades a las que este usuario tendrá acceso.
Finalmente, haz clic en el botón Guardar en la parte inferior del formulario para crear el nuevo usuario.
Para más información sobre como crear usuarios puedes revisar el artículo de ayuda Configuración de cuenta: Usuarios.
Cómo saber que ha funcionado
El panel de 'Añadir usuario' se cerrará y el nuevo usuario aparecerá en la lista de usuarios con el rol asignado.
Posibles dudas
¿Que hago si el nombre de usuario ya existe?
Elige un nombre de usuario único. Si el usuario ya existe, puedes editar su perfil para cambiar su rol.
¿Que hago si la contraseña no cumple los requisitos?
Asegúrate de que la contraseña cumpla con las políticas de seguridad (longitud mínima, caracteres especiales, etc. La misma pantalla te lo indicará en un mensaje de texto rojo).
¿Porque no puedo seleccionar el rol que acabo de crear?
Asegúrate de que el rol se guardó correctamente. Intenta refrescar la página de usuarios.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no puedo ver la sección 'Roles' o 'Usuarios' en Ajustes?
Es probable que tu rol de usuario actual no tenga los permisos necesarios para acceder a estas secciones. Contacta con un administrador de la plataforma para que te otorgue los permisos adecuados.
¿Puedo modificar un rol predefinido del sistema?
Generalmente, los roles predefinidos del sistema no se pueden modificar directamente para mantener la integridad. Sin embargo, puedes usar un rol predefinido como plantilla para crear un nuevo rol personalizado y luego ajustarlo según tus necesidades.
¿Qué sucede si elimino un rol que ya está asignado a usuarios?
El programa no te permite eliminar roles si existe un usuario que tiene ese rol asignado. Tendrás que modificar el rol del usuario que lo tiene asignado para poder eliminar el rol.
¿Cómo puedo saber qué permisos tiene un usuario específico?
Para ver los permisos de un usuario, ve a la sección Usuarios, busca al usuario y revisa el rol que tiene asignado. Luego, puedes consultar la información de ese rol en la sección Roles para ver sus permisos detallados.
¿Es posible asignar múltiples roles a un mismo usuario?
No, en esta plataforma, un usuario solo puede tener un rol asignado a la vez. Si un usuario necesita permisos de varios roles, deberás crear un nuevo rol personalizado que combine todos los permisos necesarios.
Consejos
Utiliza roles predefinidos como punto de partida para nuevos roles personalizados; esto te ahorrará tiempo en la configuración de permisos. Empezar desde una plantilla (como 'Nuevo desde Recepción') te ahorrará tiempo, ya que muchos permisos ya están preseleccionados.
Revisa periódicamente los roles y permisos de tus usuarios para asegurarte de que siguen siendo adecuados para sus funciones y para mantener la seguridad.
Si un usuario tiene problemas para acceder a una función, verifica primero el rol que tiene asignado y los permisos asociados a ese rol.
Crea roles con nombres descriptivos que indiquen claramente su función, como 'Recepción Senior' o 'Administrador de Marketing'.
Para roles con acceso limitado, desmarca todos los permisos y luego habilita solo los necesarios. Esto es más seguro que habilitar uno por uno.
Es buena práctica documentar los permisos de cada rol para futuras referencias y auditorías.