Aquí podrás ver en 1 minuto cómo funciona el check-in online y cuál es la experiencia que podrás ofrecer a tu huésped.
Si tienes un establecimiento sin recepción, esto es lo que necesitas.
Y para hoteles con recepción, con este sistema descargas el trabajo del recepcionista, que lo puede ocupar en otras tareas que aporten más valor al huésped.
Características
La APP del huésped no hace falta descargarla, es una APP web compatible con cualquier navegador de un teléfono móvil. Si se abre desde el ordenador se mostrará un código QR para escanearlo. Puedes simular la webAPP si al final de la dirección web añades &desktop=1. Para que el móvil pueda hacer uso de la cámara es necesario que el dispositivo móvil tenga acceso a la cámara desde ajustes - por lo general todos lo tienen, pero algunas personas cuando se le preguntó por primera vez al usar su móvil le puso que no.
Cuando el cliente recibe el enlace, ya puede hacer el check-in online. Se ofrece la opción de registrar a cada adulto, escaneando su documento, haciendo una selfie y el registro. Los niños se excluyen, por tanto, por ejemplo, si una reserva son 2 adultos y 2 niños, en el check-in online solo aparecerán 2 opciones para registrarse, cumpliendo así con los 2 adultos de la reserva. Si se edita la reserva y se añaden más adultos, al refrescar la webAPP aparecerán más opciones para registrarse, de este modo se puede editar como se necesite. Son pasos muy sencillos. Leemos cualquier tipo de documento, carnets de conducir, pasaportes, DNI, cartas de identidad, NIE, etc.
Seguidamente, podrá pagar, si tienes una pasarela de pago conectada (se recomienda MONEI por su aspecto y experiencia, permitiendo Apple Pay, Google Pay, Bizum y tarjeta)
Podrá abrir la puerta, siempre y cuando el checkout de la reserva anterior esté realizado, la reserva pagada, todos los huéspedes con el check-in efectuado y la habitación inspeccionada.
En el momento de abrir la puerta de la habitación, se hará automáticamente el check-in y registro policial, con lo cual se enviarán en ese momento a la policía los datos del huésped. Soportamos Policía Nacional, Guardia Civil, Mossos d'Esquadra y Ertzaintza.
Todos los datos recogidos en la APP se vuelcan al PMS en unos segundos. Verás la selfie del cliente, sus datos, la firma en la hoja de registro (voucher) y el pago
Agrupación de reservas de grupo: Si la reserva está agrupada, se mostrará un selector en la parte principal de la reserva, permitiendo escoger cualquier reserva.
Como se envía
En el PMS se puede configurar para que el huésped reciba antes de la llegada un email con el enlace de la APP del huésped. Es automático. Es posible que el enlace no se vea en las apps de Booking y Airbnb, ya que estos portales bloquean los enlaces externos, pero de todos modos el huésped debería haber recibido un e-mail donde no debería tener problemas para abrir el enlace. Es por esto que estamos trabajando en ofrecer una comunicación directa por WhatsApp, actualmente en beta en el hotel demo de Unified.
También se puede enviar por WhatsApp manualmente, o de forma automática próximamente. Adicionalmente, lo puedes enviar de manera manual desde los detalles de reserva pulsando el botón de WhatsApp.
Revisa las opciones de Ajustes para escoger preferencias de envío. Ten en cuenta que si en el campo de "Enviar llave a:" eliges otra opción diferente a "App" el cliente recibirá un e-mail con el código de entrada si tu cerradura lo permite y la integración que tenemos también. Esto puede ser contraproducente, ya que si el cliente tiene el código generado podrá entrar sin que la habitación esté inspeccionada o bien la reserva totalmente pagada. Si, en cambio, eliges la opción de "App", le llegará un enlace a la webAPP donde sé verífica que se cumplan todas las condiciones: Habitación inspeccionada + 100% pagado, de no ser así, aparecerá que aún no está pagado y ofrecerá la opción de pagar, y que aun la habitación no está inspeccionada.
Si el huésped ha sido registrado en recepción o si se han añadido huéspedes a través de la opción de edición de la reserva, las llaves no funcionarán a menos que se realice un check-in forzado. Esto se debe a que ningún huésped puede acceder sin haber firmado la política de protección correspondiente para cada reserva. Si tienes un cliente recurrente, no se recomienda entrar al PMS, buscarlo y asociarlo a la reserva. Sin embargo, si decides hacerlo, ten en cuenta que las llaves no serán activadas.
Si un huésped se ha equivocado al hacer el check-in online, no se puede volver a realizar esta acción. La única manera que hay de resetear ese check-in online es pidiéndolo al departamento técnico de Nivel 2 de Hotelgest por ahora.
Desde el botón de enviar justificante de la barra de herramientas de detalles.
Ahora aparecerán dos opciones. Escoge Check-in Online del desplegable, cambia la dirección de e-mail si lo necesitas y .. ¡Listo! Recuerda que sí tienes activada la opción de envío de recordatorio de reserva en Ajustes.
Si no tienes el sistema de puertas conectado ni pasarela de pago, podrás utilizar la APP igualmente, pero sin poder abrir la puerta ni hacer el pago.
En este caso, para que los datos se envíen a la policía, habrá que hacerlo manualmente haciendo clic en el botón de check-in.
Así es como luce la APP en el móvil o tablet de tu huésped:
Puedes subir una foto de la habitación que ha reservado.
Detalles de su reserva (habitación reservada, fechas, hora de llegada).
Le indica si tiene el check-in online pendiente o completado.
Le indica si tiene pago pendiente o no.
En la misma pantalla, el cliente tendrá un widget del tiempo del destino reservado.
Podrá consultar horarios, condiciones y servicios del establecimiento.
Y podrá descargarse la reserva en el wallet.
Además, si tienes las llaves conectadas, haciendo clic en el icono de "llaves", podrá abrir las puertas que tengas configuradas.
¡Ah! Y no te olvides de configurar las guías de destino y otras informaciones sobre el establecimiento que pueden ser de tu interés para fidelizar a tus clientes.
Una vez el huésped ha realizado el check-in online, los datos y la foto de la selfie los veremos en la ficha de reserva. La firma aparecerá en el voucher.
Política de privacidad y Condiciones
Para mantener informado a tu huésped, rellenamos con información útil la Política de privacidad y las Condiciones. En este apartado te facilitamos los pasos para que puedas poner el texto que deseas.
Pasos:
Y a continuación saldrán diferentes apartados:
Añadimos la información deseada en:
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Condiciones > Información adicional