Cuando abras la APP por primera vez o bien cuando haya una actualización del escáner, verás un spinner en el botón para escanear quedándose cargando unos minutos mientras que se procesan los ficheros necesarios para el funcionamiento del escáner. Depende del rendimiento que ofrezca tu dispositivo, esta tarea puede ser desde unos pocos segundos hasta algún minuto. Si por algún motivo ajeno no se puede actualizar el módulo de escáner, la APP lo intentará de nuevo y en caso de no conseguirlo mostrará un mensaje indicando que desinstales la APP y la vuelvas a instalar, esto se debe a que la base de datos se ha corrompido y la única manera de limpiarla es instalándola de vuelta.
Hacer el check-in es extremadamente sencillo. Puedes escanear prácticamente tipo de documentos: DNI, Pasaportes o cartas de identidad de cualquier país. Necesitamos que el documento tenga el código MRZ.
Si la app Unified no encuentra información es porque no se está apuntando a un código MRZ (Código situado en la parte trasera del DNI o en la parte inferior de un pasaporte) o porque la imagen conseguida no es suficientemente clara para poder leer la información. O bien porque se está apuntando a un documento falso, como una fotocopia.
Lo ideal es escanear el documento físico. Si por un tema de operativa no hay más remedio que escanear el documento fotocopiado, lo mejor es que se haga una fotografía y se use la opción de escanear de la galería. Es una medida de seguridad ya que no se deberían fotocopiar los DNI porque no cumple con la ley, debido a que los documentos tienen que estar encriptados y hay que borrar la imagen al hacer el checkout, además de los datos varios años después. Estas opciones se pueden personalizar en Ajustes - LOPD.
Puedes hacerlo desde el PMS o desde la APP de Hotelgest, llamada Unified.
Desde el PMS (Panel)
Para acceder a él puedes ir desde Editar reserva - Escáner, acerca el documento, toca el botón de capturar y whoalà, refresca la página y listo. Te dejamos un video para que no te quede duda del proceso.
A mejor webcam (cámara web) tenga el ordenador, mejores y más rápidos resultados obtendrás. Se recomienda una webcam con autoenfoque y que pueda enfocar elementos de cerca, ya que hay webcams que no tienen diferentes puntos de enfoque y al poner el DNI cerca, no hará foco, por tanto, si la imagen capturada está borrosa, al no poder leer los datos, no se podrá extraer la información.
Desde la APP
Para empezar cuando se escanea al huésped con la app de Hotelgest al finalizar aparece la opción para hacer el check-in. En la misma sección de llegadas de la app también está la opción para hacer el check-in si pulsamos en la reserva en cuestión.
Además, en el panel de control aparecen las llegadas de ayer/hoy/mañana, tan solo hay que pulsar el botón llamado check-in para marcar la reserva como tal.
En ocasiones el huésped no viene el día de su llegada y es necesario hacer check-in de días anteriores a hoy, en ese caso hay varias opciones:
Bien desde la app escogiendo el día en llegadas
Desde la app en el planning (calendario) pulsando sobre la reserva
En el mismo planning (calendario) del panel haciendo clic derecho encima de la reserva
Desde los mismos detalles de la reserva, haciendo clic en el icono de check-in situado arriba a la izquierda, junto con los demás iconos.
Si tienes un huésped repetitivo y ya tienes su DNI, puedes capturarlo y recoger sus datos, pero recuerda que la firma es necesaria por cada reserva, el huésped tiene que firmar en cada registro.
¡Y si además, quieres llevar tu hotel al siguiente nivel, con la webAPP de huésped, tu cliente podrá él mismo hacer el check in online con comparación biométrica, crossellings, upgrades, podrá abrir la puerta de su habitación, podrá pagar... y muchas cosas más!
Preguntas frecuentes
Al escanear un documento, ¿Por qué no me aparece la provincia del huésped?
Es totalmente normal, ya que para que te salga la provincia, debes ponerla manualmente justo cuando al escanear al huésped te salen todos sus datos, antes de darle a guardar, debemos asegurarnos de que todos los campos están completos.
Eso ocurre, porque la provincia no está en el código MRZ.
¿Que es exactamernte un código MRZ?
Una MRZ es una zona codificada que se usa en documentos de identidad como pasaportes, tarjetas de identificación y a veces incluso permisos de conducir. MRZ significa zona legible por máquina. Es un estándar internacional (ICAO 9303) desarrollado por gobiernos, oficinas de aduanas y aerolíneas.
¿Por qué el escáner no encuentra información?
Si nuestra app Unified no encuentra información es porque no se está apuntando a un código MRZ (Código situado en la parte trasera del DNI o en la parte inferior de un pasaporte) o porque la imagen conseguida no es suficientemente clara para poder leer la información. O bien porque se está apuntando a un documento falso, como una fotocopia.
Lo ideal es escanear el documento físico. Si por un tema de operativa no hay más remedio que escanear el documento fotocopiado, lo mejor es que se haga una fotografía y se use la opción de escanear de la galería. Es una medida de seguridad, ya que no se deberían fotocopiar los DNI porque no cumple con la ley, debido a que los documentos tienen que estar encriptados y hay que borrar la imagen al hacer el checkout, además de los datos varios años después. Estas opciones se pueden personalizar en Ajustes - LOPD.
Por favor, apuntar hacia ese bloque de código y el sistema deberá encontrar la información en menos de un segundo. Si sigues sin encontrar información es debido a que el documento en cuestión está sucio, dañado, gastado o tiene algún elemento como, por ejemplo, luces que le están haciendo reflejo. Tener en cuenta que el sistema utiliza la cámara del dispositivo, por lo tanto, lo que no se pueda leer con un ojo humano, tampoco podrá hacerlo el sistema.
Tipos de documentos que se escanean actualmente.
DNI Español (nuevo y antiguos) - SI
Pasaportes - SI
Permiso de residencia y trabajo - SI
Tarjetas de identidad de Portugal, Alemania, Italia, Francia, Bélgica, Holanda… - SI
Carta di identità Italiana - SI
Carnet de conducir - NO. Pero el huésped lo puede escanear desde el check-in online.
Ten en cuenta que la carta de identidad francesa antigua no incluye la nacionalidad en el código MRZ, por lo que desde la versión 3.7.0 de la APP, usamos el estado emisor (FRA) como nacionalidad también. Esta limitación del documento lo han solucionado las entidades francesas con los nuevos DNI franceses, por lo que solo pasará en las versiones antiguas de estos documentos.