Añadir un pago
Puedes añadir un pago desde la vista de detalles de la reserva, pulsando en el icono de + y seguir los pasos que se te presentan. Es importante que añadas todos los detalles que puedas para que posteriormente puedas filtrar la información desde el Informe de pagos.
Recomendamos leer el artículo de Cobrar reservas para automatizar este proceso.
Pagos a cuenta
Los pagos a cuenta, son como pagos con antelación. Al generar uno, se generarán dos ítems, uno con el importe del pago y el otro con el mismo importe pero en negativo. De este modo, podrás facturar este pago con antelación si lo necesitas.
Para crearlo sigue el proceso habitual de añadir un pago y marca la opción de pago a cuenta.
Justamente debajo de la opción de marcar el pago a cuenta, nos explica de que trata.
“Si se marca esta opción se generarán dos ítems, uno por el importe añadido, y otro en negativo. De ese modo podrá facturar este pago con antelación si lo necesita. Posteriormente, añadir el descuento autogenerado a la factura final, junto con el ítem de estancia.”
Al hacer clic, nos aparecerá un nuevo botón "Crear artículo de compensación".
Haciendo clic en ese botón lo que el programa hará es crear el mismo artículo en negativo, tal y como explica la descripción.
Y confirmamos para que se nos guarden los cambios.
Caso práctico
Imaginaros que tenemos un grupo y como normalmente en todos los establecimientos, siempre facturamos al final de la estancia. Pero al ser de agencia necesitan un anticipo de una factura, en este caso una proforma no sería la solución.
Generaríamos un pago a cuenta con la cantidad pagada marcando el artículo de compensación para poder facturarla y entregarla al huésped.
Recibos
Con Hotelgest es posible hacer un recibo o ticket, que no sea factura.
Cuando hemos añadido un pago, clicamos en el icono del PDF y se nos genera un recibo de ese pago.
Nos saldrá lo siguiente:
La diferencia entre recibo simplificado y recibo completo es que en el recibo simplificado solo sale la cantidad del pago, mientras que en el recibo completo salen todos los detalles de la reserva, incluyendo todos los artículos.
Ejemplo de recibo simplificado
Ejemplo de recibo completo
Vincular pagos a facturas
Cuando una factura se genera, si la reserva en cuestión ya tiene el pago añadido, automáticamente se vinculará a la factura.
Si de lo contrario se ha hecho la factura antes de crear el pago; por seguridad, el sistema no va a vincular ningún pago a la/s factura/s.
Vincular el pago es realmente sencillo. Se pueden dar dos escenarios:
Vincular un pago nuevo: A la hora de crear el pago, el sistema nos preguntará a qué factura queremos vincular el pago. Solo nos van a aparecer en el listado de opciones las facturas generadas de esa misma reserva. Simplemente, tenemos que escoger la factura correspondiente y el sistema vinculará el pago a la factura. De manera que cuando descarguemos la factura veremos en el total de factura, la cantidad de pago y el tipo de pago.
Vincular un pago ya existente. La manera de hacerlo es la misma que la anterior, pero en vez de crear un pago nuevo se debe editar el pago actual. Para ello, solo hay que pulsar en el lápiz de la caja de pagos de la vista de detalles.
Devoluciones de pagos
Si una reserva ya está facturada y pagada, pero queremos hacer una devolución por qué el huésped no va a alojarse o por el motivo que sea, podemos hacer lo siguiente:
Se hace un abono de la factura.
Y se añade un pago en negativo.
Para hacer devoluciones tendrás que revisar el artículo de cada plataforma donde lo explica de manera detallada si se permite o no la devolución y como procesarlo.