Carga inicial de reservas
Primero de todo, tienes que descargarte la plantilla (importación reservas Hotelgest) con las columnas que necesitamos, la encontrarás como adjunto en este artículo abajo del todo de este manual. Ten en cuenta que solo importamos reservas a 18 meses atrás y a futuro indefinido.
Tener en cuenta que en la segunda fila que hay, la hemos rellenado con información ficticia para tenerla como ejemplo, por favor mantener las cabeceras de cada columna, pero eliminar esta primera fila de ejemplos antes de enviar el archivo a Hotelgest para ser importado.
Por cada fila del Excel se genera una reserva, y por cada reserva un cliente. Tener en cuenta que en Hotelgest las reservas grupales igualmente generan una reserva para cada habitación, por lo que para una reserva grupal deberás crear una reserva para cada habitación reservada. En el caso de compartir el localizador, recomendamos añadir un "-1", "-2" etc. para preservar, poder identificar estas reservas como parte de un grupo una vez importadas en Hotelgest.
Ejemplo
Ejemplo de reserva grupal de Booking.com con 3 habitaciones y estas comparten el mismo localizador:
123456789
En el Excel debemos generar 3 líneas:
123456789-01
123456789-02
123456789-03
Campos obligatorios
pcode, rtcode, status, channel id, channel_reservation_code, received, fromdate, todate, surname, men, children, occupancy, board, policy, amount.
Cuando tengas el Excel con todos los datos rellenados deberás asegurarte que esté bien y que cada campo obligatorio tenga el valor correcto.
Presta atención al formato de la fecha, decimales para los importes de la columna "amount", etc.
Descripciones de los campos
Pcode: Es el código de vuestra propiedad, es único y lo encontrarás en los ajustes de tu cuenta como "Datos de la cuenta".
Rtcode: Código de la tipología de la habitación (lo encontrarás la url de cada habitación):
Rcode: es el código del número de habitación Para ver el rtcode, primero hay que escoger una unidad del desplegable en "Alojamiento - Habitaciones" del desplegable. En la URL de la página podrás ver unos números, eso es el rcode:
Status: 1- reserva activa; 5-reserva cancelada.
Channelid: es el código de la OTA ( al final de este documento encontrarás un excel con loa códigos de cada OTA).
Channel reservation code: es el código de la reserva que proporciona el canal de venta.
Received: fecha de cuando se recibió la reserva.
Fromdate - todate: las fechas de la reserva.
Men: nº de adultos de la reserva.
Children: nº de niños de la reserva.
Occupancy: nº total de adultos y niños.
Policy: 4 = cancelación flexible / 6 = no reembolsable
Board: indica el régimen. NB- solo alojamiento, BB- alojamiento y desayuno, HB - media pensión, FB - pensión completa, AI - Todo incluido.
Amount: La tarifa total de la reserva.
En Payment List, podemos poner los pagos anticipados que hemos recibido. Tener en cuenta que para este campo debemos invertir las comas (,) y los puntos (.) para que los importes se vean como los encontramos en el sistema americano de decimales.
(Ej. 1.200,50 debería ser 1,200.50€)
El listado de los métodos de pago:
Credit Card
Cash
Amex
Credit
Paycheck
PayPal
Bank Transfer
Virtual P0S
others
Importación de las reservas
⚠️ Por cada fila del Excel se genera una reserva, y por cada reserva un cliente.
Para empezar abre la herramienta. Asegúrate que el excel tiene el mismo orden de las columnas que aparecen en esta herramienta, de lo contrario es posible que la importación no sea exitosa.
Cuando abras la herramienta, deberás importar el archivo de Excel. Si se produce un error, intenta importarlo y exportarlo utilizando la herramienta de Excel en línea de Microsoft OneDrive, a menos que tengas Excel instalado en tu dispositivo.
El inicio y el final son los registros del Excel. (Las filas)
Pulsa el botón de Test de carga y asegúrate que los datos que ves son correctos en la vista previa que aparecerá, si es correcto empieza con la importación pulsando el primer enlace de “Carga 1” y una vez haya terminado continua con la Carga 2, y así sucesivamente pulsando los enlaces en la parte inferior, UNO A UNO.