La conexión entre un Channel Manager y un PMS (Property Management System) es fundamental para la gestión eficiente de un establecimiento hotelero.
Un Channel Manager es una herramienta que permite a los hoteles actualizar automáticamente la disponibilidad y tarifas, además de la descarga automática de reservas en los diferentes canales de distribución online, como agencias de viajes online (OTA), sitios web de reserva, metabuscadores, entre otros. Esto optimiza el tiempo y evita overbooking o discrepancias en las tarifas.
Por otro lado, un PMS es un sistema de gestión hotelera que se encarga de las operaciones internas del establecimiento, como reservas, check-ins, check-outs, facturación, gestión de habitaciones, inventario, entre otros.
La conexión entre el Channel Manager y el PMS permite que ambos sistemas se sincronicen y compartan información en tiempo real. Esto significa que cuando se realiza una reserva a través de cualquier canal online, esta información se actualiza automáticamente en el PMS descargando los datos exactamente como los proporciona la OTA, incluyendo datos personales, comentarios y preferencias del cliente como el idioma, entre otros. De esta manera, el equipo de recepción siempre tendrá actualizada la información sobre reservas, disponibilidad de habitaciones y precios.
Además, la conexión entre el Channel Manager y el PMS permite gestionar y controlar de manera centralizada los diferentes canales de distribución desde el PMS, evitando tener que acceder a cada plataforma por separado.
Los Channel Manager compatibles con hotelgest son: Channex, SiteMinder, YieldPlanet, WuBook y Prestige. Dependiendo de tus necesidades deberás escoger uno u otro, por defecto, con nuestro PMS viene integrado Channex y debería ser suficiente para la gran mayoría de usos.
Todos los Channels Managers excepto Prestige descargan reservas y envían disponibilidad y restricciones. Por tanto, cualquier modificación que se haga en el Channel en cuanto a reserva, como nueva reserva, modificación o cancelación, llegará al PMS. El tiempo que tardan estos cambios en llegar al PMS varía en función de la tecnología que tenga el Channel Manager, la detallamos a continuación:
Channex: En segundos. Channex dispone de tecnología webhook, lo que permite que con cualquier modificación o nueva reserva, hace una petición a la API de Hotelgest y esta se encarga de descargar los datos.
SiteMinder: En minutos, entre 2 y 4 minutos. Esto es debido a que SiteMinder, a pesar de conocerse como uno de los mejores Channel Managers, no tiene implementado un sistema de webhooks, por tanto, por parte de Hotelgest hay un cron funcionando cada 2 minutos que hace la petición siempre, haya o no haya reservas, y en caso de haberlas, las descarga. El problema de estos procesos es que si se ejecuta la llamada en el minuto 2 y llega una reserva en el minuto 2:01, hasta dentro de 2 minutos no va a llegar.
YieldPlanet: Igual que SiteMinder, entre 2 y 4 minutos. Esto es debido a que YieldPlanet, a pesar de ser un Channel Manager muy popular, no tiene implementado un sistema de webhooks, por tanto, por parte de Hotelgest hay un cron funcionando cada 2 minutos que hace la petición siempre, haya o no haya reservas, y en caso de haberlas, las descarga. El problema de estos procesos es que si se ejecuta la llamada en el minuto 2 y llega una reserva en el minuto 2:01, hasta dentro de 2 minutos no va a llegar.
WuBook: En segundos. Sistema de notificación push, parecido a Channex, pero en este caso es WuBook quien notifica al PMS y entonces Hotelgest llama a la API de WuBook para descargar las reservas.
Prestige: Igual que SiteMinder, entre 2 y 4 minutos. Esto es debido a que Prestige, a pesar de ser un Channel Manager muy popular, no tiene implementado un sistema de webhooks, por tanto, por parte de Hotelgest hay un cron funcionando cada 2 minutos que hace la petición siempre, haya o no haya reservas, y en caso de haberlas, las descarga. El problema de estos procesos es que si se ejecuta la llamada en el minuto 2 y llega una reserva en el minuto 2:01, hasta dentro de 2 minutos no va a llegar. Recuerda que este channel es el único que no envía precios ni restricciones, únicamente tenemos desarrollado la descarga de reservas y el envío de disponibilidad.
Es posible que necesites conectarte con portales no tan conocidos, como rurales o agencias más pequeñas. En este caso se suele trabajar con una conexión iCal, aunque no lo recomendamos. iCal es un formato estándar para el intercambio de calendarios en el mundo de los Channel Managers que no soportan conexión bi-direccional por API, XML o SOAP. Permite que los channel managers se integren y sincronicen con otros sistemas de gestión de reservas y calendarios, facilitando la actualización y comunicación de la disponibilidad y precios de las habitaciones.
iCal es utilizado para compartir información sobre la disponibilidad de habitaciones únicamente, es decir, no se envían restricciones ni precios, además, suele tener una demora importante. El canal que esté conectado por iCal podrá leer la disponibilidad para no sobre-vender, pero si genera una reserva, esta no se enviará al PMS, lo que hará será enviar un e-mail al hotel y este deberá introducir la reserva manualmente, pudiendo crear así overbooking, ya que hasta que el hotel no cree la reserva, esa misma habitación reservada seguirá abierta en los demás portales.
Si aún y así quieres trabajar con iCal, el PMS no genera estos enlaces y se deben pedir al Channel Manager. En caso de trabajar con Channex, te adelantamos que ellos no trabajan con este tipo de soluciones para evitar problemas.
¿Cómo conseguir los enlaces iCal? Wubook
Ir a la extranet de Wubook > Seleccionar la propiedad > Channel Manager WooDoo > Plugins.
Al lado de la cruz, si está el icono de pausar lo seleccionamos, una vez pausado nos habilita el Rooms Calendar (iCal).
Entramos a Rooms Calendar iCal > y vemos los enlaces de las Habitaciones.
¡ATENCIÓN! Solo debemos pasarle al cliente las habitaciones con una numeración, NO las que tienen habitación virtual.
Luego vamos a tarifas (dentro de wubook) y le adjuntamos un pantallazo de las habitaciones, donde se pueden ver los mismos números, donde nos indica el nombre de la habitación al que corresponde cada uno.
