El primer paso es rellenar el ID de Alojamiento y el nombre del alojamiento que tienes registrado en el cuerpo policial de tu zona.

En el menú informes -> informe policial, encontraremos los campos a rellenar y desde allí podremos generar el fichero.

Para generar el fichero solo basta con seleccionar la fecha y darle al botón de generar. Ten en cuenta que solo se van a introducir en el fichero las reservas que hayas marcado como check-in.

Si hay habitaciones que quieres exluir del fichero, solo tienes que seleccionarlas en el campo de "habitaciones excluidas".
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Una vez has generado el fichero, no hace falta abrirlo, porque este fichero es justamente el formato que necesitan para enviárselo por internet. En el caso de Guardia Civil por ejemplo:
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Accede a: http://hospederias.guardiacivil.es
y solicita allí el alta en el sistema para poder acceder a la aplicación donde se efectúa la transmisión de ficheros vía Internet al Centro de Proceso de Datos de la Dirección General de la Guardia Civil: https://hospederias.guardiacivil.es/hospederias/configuracion.do

Para los demás cuerpos deberás preguntarles en enlace a su sistema y buscar la opción fichero masivo.